Tendenze tecnologiche in ufficio: una ricerca di Canon

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All’interno delle aziende esistono discrepanze tra le opinioni dei responsabili acquisti del settore IT e le reali esigenze degli utenti finali in ambiente office

Qual è lo stato dell’arte sulle tendenze tecnologiche in ufficio?
Lo rivela un’indagine svolta da RS Consulting per conto di Canon, condotta a livello europeo, per analizzare come stanno evolvendo le metodologie lavorative in ambito di gestione dei flussi documentali e informativi e come una maggiore consapevolezza e informazione in merito alle decisioni di acquisto possa delineare delle soluzioni che rispondano al meglio alle esigenze degli utenti di tecnologie in ambienti office.

La ricerca ha rilevato che all’interno delle aziende esistono discrepanze tra le opinioni dei responsabili acquisti del settore IT e le reali esigenze degli utenti finali in ambiente office e che questa insufficienza di comunicazione può portare, sul lungo periodo, alla penalizzazione dell’ottimizzazione degli investimenti IT delle aziende, non valorizzandone appieno le potenzialità.
La ricerca è il risultato di un sondaggio online su un campione di 1.671 dipendenti, tra cui 300 decision-makers, appartenenti a diversi settori di mercato e ulteriori 60 interviste telefoniche approfondite rivolte a una selezione di utenti finali provenienti da 12 paesi.
Un dato importante che è emerso dalla ricerca è che i documenti stampati ed elettronici sono ancora il fulcro di qualsiasi attività lavorativa: il 30 % degli intervistati, infatti, non sarebbe in grado di svolgere il suo lavoro se non avesse accesso a una stampante o a una multifunzione. Lo strumento irrinunciabile, accanto alla stampante, risulta quindi essere diventanto lo scanner.
Un cambiamento radicale, invece, si sta registrando nel modo in cui i dipendenti intendono generare e gestire i documenti stessi a causa di una maggiore flessibilità degli orari di lavoro e della diffusione sempre più massiccia della connettività mobile e della “consumerizzazione” dell’IT: le imprese sono spinte a un cambiamento tecnologico che consenta ai dipendenti di essere operativi anche al di fuori dell’azienda.
La maggior parte degli intervistati ha anche affermato la necessità di suggerimenti e di supporto da parte dei reparti IT per ottimizzare al massimo la produttività, solo un quarto del campione ritiene, infatti, di comprendere appieno le potenzialità delle apparecchiature per ufficio.
Un altro aspetto che emerge dalla ricerca è il gap di comunicazione esistente tra i dipendenti e i responsabili IT. I dipendenti delle aziende non solo non si sentono opportunamente coinvolti, ma verrebbero addirittura esclusi quando si tratta di acquisire una nuova tecnologia ad uso aziendale.

Da parte loro, invece, i decision maker dell’IT vedono come un problema il coinvolgimento degli utenti nel processo di selezione dei dispositivi e nella messa a punto dell’infrastruttura.
Un altro elemento che mette in evidenza il divario tra ciò che gli utenti si aspettano e quanto il reparto IT è in grado di offrire loro è la garanzia della sicurezza dei dati all’interno del flusso di lavoro dei documenti.

Gli utenti sono consapevoli dell’urgenza per le aziende di riuscire a gestire efficacemente la sicurezza dei documenti, mentre in realtà meno del 5 % dei responsabili degli acquisti IT dichiara di ritenere le funzionalità di sicurezza un requisito fondamentale per la scelta del dispositivo di stampa, copia e scansione.