Comunicazione Unificata: strumento di cambiamento

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Può aiutare l’azienda a migliorare la comunicazione interna ed esterna e, ancora più importante, ad adattarsi ai cambiamenti della forza lavoro

I cambiamenti sono difficili quanto necessari. Difficilmente prosperano le imprese che combattono i nuovi approcci, tecnologie e sfide che ogni anno porta con sé. Sono invece le aziende che si evolvono e si adattano alle nuove tendenze quelle che possono affrontare il futuro con fiducia e avere successo nel lungo termine.

I cambiamenti in azienda non si limitano più alla sola tecnologia. Certo, i computer sono sempre più piccoli e potenti, mentre gli smartphone diventano sempre più grandi e veloci, ma questi mutamenti non sono nulla rispetto alle differenze che stanno avvenendo nell’ambiente di lavoro. Sono sempre più numerosi i dipendenti che lavorano da remoto o che sono sempre più spesso in viaggio.

Negli ultimi anni la comunicazione unificata è stata considerata la soluzione di tutti i problemi. Forza lavoro mobile? La comunicazione unificata (CU) faciliterà la collaborazione. Difficoltà di comunicazione con i clienti? Non abbiate paura – la CU garantirà un tale livello di convenienza che tutti ne rimarranno estasiati.

Andando al di là delle esagerazioni, è però vero che gli entusiasmi legati alla comunicazione unificata hanno un loro motivo d’essere. Può in effetti favorire l’interconnessione tra una forza lavoro disseminata e, se si sceglie la soluzione adatta, può anche aiutare a ridurre la comunicazione collegando subito il cliente con la persona più adatta a rispondere alle sue domande. Detto questo, come per ogni trend, la CU porta con sé anche delle sfide.

Forse la principale difficoltà della comunicazione unificata basata su cloud è il timore che la telefonia ne soffra. L’instant messenger (IM) e la posta elettronica sono spesso più veloci e immediati da utilizzare, ma questo non significa che si debba escludere il telefono. Le conference call non sono certo un retaggio del passato – e chiunque abbia assistito a una chiamata in cui non si riusciva a sentire bene – sa che la qualità della voce è fondamentale.

Sono state fatte serie accuse alla comunicazione unificata, la più eclatante nel 2011 – in cui si sosteneva che la CU potesse causare problemi comportamentali nei lavoratori. Si diceva che la possibilità di comunicare in modo istantaneo con clienti e colleghi potesse creare distrazioni. I ricercatori dell’University of California di Irvine avevano riscontrato che, una volta interrotti, i dipendenti impiegavano una media di 25 minuti per tornare all’attività di cui si stavano occupando. Tali problematiche sono sorprendenti per quello che è stato stimato un trend del valore di $2,3 miliardi entro il 2016, che viene già utilizzato in aziende come Deutsche Telekom.

Tuttavia, con un’attenta analisi è facile vedere come queste problematiche possano essere risolte. In alcune occasioni la voce può essere compromessa – è il caso dell’utilizzo di internet pubblico per effettuare una chiamata. Tuttavia, il disturbo non sarà mai così importante e il fattore principale che determina la qualità della chiamata è la rete dati sulla quale opera. Se si adotta la soluzione giusta, questo problema si può evitare. L’asserzione che la comunicazione unificata possa causare problemi comportamentali è anch’essa facilmente risolvibile. Qualunque azienda intelligente offrirà una formazione adeguata per il nuovo sistema introdotto ai propri dipendenti.
I vantaggi legati alla comunicazione unificata sono invece più noti. Oltre ai benefici elencati poc’anzi, la video conferenza offre alle aziende lo strumento che permette a dipendenti off site e clienti di partecipare a riunioni che altrimenti salterebbero. Molte aziende, da China Telekom a Vodafone, hanno già tratto vantaggio da tali soluzioni.

Vi sono poi altri vantaggi forse meno noti. Una multinazionale ha recentemente annunciato che l’uso di una soluzione CU in ospedale permetterebbe agli infermieri di risparmiare due ore di tempo ogni giorno. Ore che potrebbero essere dedicate alla cura dei pazienti.

La comunicazione unificata può aiutare l’azienda a migliorare la comunicazione interna ed esterna e, ancora più importante, ad adattarsi ai cambiamenti della forza lavoro.

di Xue Lei, CTO Europe di ZTE