I servizi di stampa gestiti sono adatti per le PMI?

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La stampa riveste ancora un ruolo importante per le aziende. Con i Managed Print Services i vantaggi non tardano ad arrivare, anche per le Pmi

A cura di Dave McNally, Product Marketing Director, Dell Imaging, EMEA

La stampa è ancora un elemento importante dell’ambiente lavorativo e continuerà a occupare un ruolo di rilievo ancora per diverso tempo. Nonostante vi sia uno spostamento sempre più accentuato verso ‘l’ufficio senza carta’ e il crescente utilizzo di tablet e tecnologia cloud abilitino all’uso di ‘stampe digitali’, c’è ancora la necessità di stampare documenti quali ad esempio contratti, planimetrie e disegni tecnici. Malgrado l’importanza della stampa, budget sempre più risicati impongono ai dipartimenti IT di fare di più con meno e, come per tutte le altre risorse, i costi di stampa possono essere significativi se non si adotta una strategia ben studiata. Con questo approccio in mente, le imprese devono gestire il processo di stampa al fine di garantire il controllo delle risorse.

I vantaggi dei servizi gestiti (MPS – managed print service)
Oggi sono numerose le aziende che cercano di tenere sotto controllo risorse e costi acquistando toner non originali. Questo spesso si rivela un falso risparmio, se non addirittura una spese più alta per via delle rese inferiori e dei più elevati tassi di malfunzionamento. Invece di tentare di tagliare i costi risparmiando sui consumabili, le aziende possono trarre vantaggio dai Managed Print Service (MPS). Gli MPS permettono infatti di ottimizzare i processi di stampa e infrastruttura per garantire che il printing sia il più economico e sostenibile possibile.

Il mercato MPS è ancora giovane ma continua a espandersi a tassi significativi: Research and Markets prevede che crescerà a un tasso composito annuale (CAGR) del 10,75% nel periodo 2012-2016. Quocirca stima che quasi il 50% delle grandi aziende oggi utilizza una qualche forma di servizio di stampa gestito e un altro 20% sta pensando di adottarlo entro il prossimo anno. Dati di crescita così significativi confermano la crescente maturità del mercato e la costante evoluzione dei servizi al fine di soddisfare le esigenze di business. E nonostante vengano utilizzati principalmente nelle grandi aziende, vi sono svariate opzioni pensate appositamente per le PMI.

Grazie agli MPS, le aziende possono godere di numerosi benefici: in primis la possibilità di ridurre e controllare i costi di stampa e aumentare l’efficienza. Possono essere utilizzati per alleviare le attività di gestione dei processi di printing acquistando consumabili e servizi di manutenzione per consentire al team in-house di focalizzarsi su altre attività. Con questi servizi, le aziende sono sicure di disporre sempre della giusta quantità di consumabili, oltre a comprendere meglio come e dove i soldi vengono spesi e aiutandole a conformarsi a iniziative ecosostenibili, dimensionando correttamente il parco macchine, implementando strumenti che garantiscono il power-down dei prodotti, così come determinando policy di stampa quali il duplexing, la modalità draft e il controllo dell’uso del colore.

Anche se sono disponibili altri strumenti online o soluzioni software per aiutare le imprese a controllare i costi di stampa, ordinare i consumabili e gestire il parco stampanti in-house, i servizi gestiti possono in ogni caso garantire interessanti vantaggi, come ad esempio la pianificazione anticipata dei costi, alleviando la pressione sul team IT interno legata alla gestione dei processi.

L’importanza della valutazione
Il controllo dei costi è di fondamentale importanza per le PMI quando si tratta di print management: secondo Quocirca le PMI spendono in media il 15% del loro budget IT sulla stampa e circa un terzo di queste ritiene che la spesa aumenterà. Nonostante i costi aggiuntivi trainati dalla popolarità delle stampe a colori, il 70% delle PMI non dispone di strumenti adatti a tenere traccia dei processi di stampa.

Prima di siglare un accordo, le imprese dovrebbero valutare i loro processi di stampa per comprendere che cosa chiedere a un Managed Print Service provider. E’ inoltre importante che dispongano di una chiara strategia documentale che permetta loro di introdurre nuove tecnologie e policy nel modo più efficiente possibile.

Scegliere il servizio adatto
Le organizzazioni di dimensioni più piccole potrebbero non necessitare di un servizio MPS completo e un Basic Print Service (BPS) potrebbe essere più che sufficiente. Quest’ultimo offre una combinazione di hardware, software e servizi che permettono alle imprese di pagare su base pay-per-print, con fatturazione mensile o trimestrale. Questo tipo di servizio può comprendere un servizio print page, che consente un pagamento per stampa, oppure servizi di monitoraggio del toner. E anche se l’azienda decide di partire con un servizio BPS o limitato, può facilmente estenderlo se ne sente l’esigenza. Allo stesso modo, un contratto per la fornitura di consumabili potrebbe essere utile, dando all’impresa la possibilità di ordinare materiali quali carta e toner.

Indipendentemente dal servizio selezionato, l’azienda deve assicurarsi che i livelli di servizio (qualità di stampa, tempi di risoluzione dei problemi, ore di servizio, ecc.) corrispondano alle sue esigenze di business prima di firmare un accordo formale. Le organizzazioni dovrebbero cercare un fornitore che offre la flessibilità necessaria per integrare nuove funzionalità, e che fornisce un monitoraggio costante come standard per garantire che il servizio MPS possa essere modificato al fine di soddisfare le mutevoli esigenze di business.

Il mercato MPS continua ad ampliarsi e, con esso, anche la gamma di servizi a disposizione. Le PMI, che di solito sono un po’ a corto di risorse, possono trarne vantaggio proprio come le grandi aziende, beneficiandone non solo in termini di costi, ma anche di ottimizzazione dei processi.