Document Managament: la nuova priorità delle aziende italiane?

385

Sì, secondo una ricerca Canon-NetConsulting realizzata intervistando responsabili It e acquisti di aziende italiane di grandi e medie dimensioni. A guidare le scelte del futuro nella gestione documentale sono le necessità di contenimento dei costi e di snellimento dei processi

Una necessità sempre più importante di digitalizzare i processi e di ottimizzare la gestione dei documenti interna ed esterna all’azienda per contenere i costi e rendere più agili le procedure, oltre che il bisogno di condividere le informazioni cartacee e digitali in totale sicurezza e di ottemperare alle normative: queste le esigenze degli It Manager e dei reponsabili acquisti/amministrativi intervistati da NetConsulting per conto di Canon.
Nella ricerca indipendente sono state coinvolte 420 aziende di grandi e medie dimensioni – con un fatturato che supera i 100 milioni di euro -, di cui il 60% appartenenti al settore Manufacturing e circa il 40% ai settori Finance/Retail/Logistica/Servizi/Utilities.

Le priorità delle aziende coinvolte vedono piazzarsi al secondo posto, dietro le mire espansionistiche in Italia e all’estero, la necessità di una revisione dei processi per migliorare l’efficienza e ridurre i costi (27,8%) in particolare in ambito di gestione documentale. Di pari passo viene evidenziata la necessità di una riduzione del consumo di carta, in particolare per le procedure di fatturazione, e di un miglioramento delle modalità di ricerca dei documenti, per risparmiare tempo e denaro.

Tutti questi bisogni nascono dal fatto che la quantità di documenti cartacei prodotti ogni anno è ancora molto significativa con un volume di quasi 2 milioni di pagine per azienda prodotto ogni anno, con un picco di oltre 3,5 milioni nelle aziende del settore logistico, soprattutto proveniente dai reparti amministrativi. Questo si traduce in elevati costi di gestione, che rappresentano un aspetto critico per il 24% degli intervistati, insieme all’elevata complessità derivante dalla gestione di un parco stampanti eterogeneo (per l’11,2%) e obsoleto (il 22% del campione ha un parco installato con età superiore ai 4 anni). Le aziende continuano comunque a preferire una gestione interna, in particolare quelle di grandi dimensioni (oltre il 70%).

Dalle risposte degli intervistati si nota tuttavia come l’evoluzione verso forme differenti di gestione documentale richieda l’adozione di nuove stampanti con funzionalità avanzate, come file storage (importante per oltre il 60%), la conversione dei documenti in formato Office (55%) e il mobile printing (40%).
E’ facile intuire come questi risultati aprano la strada a una futura strategia di gestione documentale profondamente diversa da quella attuale, che aiuti le aziende nel contenimento dei costi e le agevoli verso le nuove possibilità offerte dal web per la condivisione di documenti in mobilità e nel cloud, aumentando la collaborazione e la produttività aziendale.

Tuttavia, il 56% delle aziende italiane rimane a oggi saldamente ancorato all’utilizzo della carta, con punte del 62% nel settore Finance. A questo si contrappone per virtuosità il settore dei Servizi (in cui un peso rilevante è assunto dalle aziende del Travel & Trasportation), il cui livello di digitalizzazione supera il 50%.
La strada per creare una cultura di Managed Document Services che conduca all’adozione, ad esempio, di archivi digitali validi ai sensi delle leggi italiane (attualmente solo 30% delle aziende analizzate è attrezzata al riguardo) e nella creazione di workflow di procedure digitali ( ad esempio, il 61% degli ordini e il 51% della fatturazione vengono ancora gestiti in parte manualmente) è quindi ancora lunga. Canon, da parte sua “saprà accompagnare le necessità dei propri clienti supportandoli verso il cambiamento con una strategia di Document Management altamente personalizzata e scalabile” commenta Teresa Esposito, Marketing and Pre-Sales Director B2B della filiale italiana della società.