Cartaceo o digitale?

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Da una ricerca di Xerox, entro il 2018 meno del 10% dei processi aziendali si baserà su documenti cartacei

Secondo il report di Xerox, dal titolo la “Digitisation at Work“, risultato di un sondaggio al quale si sono sottoposti 600 responsabili IT di grandi organizzazioni europee e nordamericane, mostra che il passaggio dal cartaceo ai processi digitali è ormai vicino, ma molti intervistati ammettono di non essere ancora pronti.

Dal report emerge una preoccupazione diffusa in merito ai processi cartacei, il cui il costo (42%) e sicurezza (42%) sono considerati tra i fattori principali. Gli intervistati hanno previsto che, nei prossimi due anni, in media solo il 9% dei processi operativi aziendali verrà eseguito su carta.

Eppure oltre la metà (55%) di loro ammette che i processi delle loro aziende sono ancora in gran parte o interamente, di tipo cartaceo e circa un terzo (29%) comunica con i clienti finali utilizzando il formato cartaceo, preferendolo alle e-mail o ai canali social.

Questi sono i dati emersi nonostante il 41% degli intervistati ritenga che il passaggio ai flussi di lavoro digitale ridurrà i costi aziendali, mentre l’87% sembra abbia già a disposizione gli strumenti per renderlo effettivo.

Le aziende prevedono un futuro digitale semplificato e agile, ma i processi aziendali attuali sono ancora gravati dall’utilizzo della carta“, ha dichiarato Andy Jones, Vice President, Workflow Automation, Large Enterprise Operations di Xerox. “Il divario tra la visione aziendale e le procedure necessarie per ottenere una trasformazione digitale di successo ha rallentato l’attuazione del processo di digitalizzazione“.

L’automazione è una componente importante

Nell’ambito dell’automazione dei processi, quasi tre quarti degli intervistati ha dichiarato di aver già individuato le possibili aree. Nello specifico, la contabilità (38%), le note spesa (37%), i conti da pagare (36%) e l’assistenza al cliente (35%).

Eppure lo studio ha rintracciato una serie di servizi di base che molte imprese devono ancora affrontare per rendere effettiva l’automazione e il flusso di lavoro digitale all’interno delle funzioni chiave aziendali. Secondo le aziende intervistate:

  • Il 40% non ha ancora implementato soluzioni per il flusso di lavoro mobile.
  • Il 47% non ha ancora aggiunto o migliorato i servizi cloud.
  • Il 45% non ha ancora inserito o migliorato un’analisi predittiva attraverso i Big Data.

In molti casi, la digitalizzazione o la rielaborazione dei processi basati su carta che precede l’automatizzazione, potrà portare a un miglioramento dei risultati. Analizzando le abitudini di stampa dei dipendenti, ad esempio, emergono opportunità nascoste di digitalizzazione dove è evidente un elevato uso di carta. Lo studio ha evidenziato, inoltre, che il 90% degli intervistati possiede adeguati strumenti per analizzare le abitudini di stampa dei dipendenti, ma solo la metà di loro (45%) li utilizza nella loro totalità.