Ufficio 4.0: come gestire strategicamente il parco multifunzioni?

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Il caso Lundbeck Italia

Come gestire strategicamente il parco multifunzioni in una grande azienda? Lo spiega bene il caso Lundbeck Italia, la filiale italiana di Lundbeck, società attiva in ambito farmaceutico (patologie del Sistema Nervoso Centrale) con centri di ricerca e sviluppo in Olanda e Stati Uniti e centri di produzione in Danimarca, Francia e Italia, con stabilimento a Padova e uffici direzionali a Milano.

Lundbeck Italia, per rendere più incisiva la sua azione, lavora quotidianamente insieme a medici, paramedici, pazienti, familiari e associazioni di volontariato. Una fitta rete di relazioni e di scambio di documenti che vede, nell’utilizzo del parco macchine stampanti multifunzione, un asset strategico e non più un mero strumento commodity. Basta pensare all’esigenza di protezione della riservatezza delle informazioni stampate e/o scansionate.

Per questo, oggi, grazie alla Microrex di Milano, da trent’anni nel mercato dell’Office Automation, Lundbeck ha di fatto ‘blindato’ le proprie multifunzioni implementando PageScope Enterprise Suite 3.0, un sistema Konica Minolta che consente di evitare usi impropri delle stampe, dispersione di documenti secretati o comunque non divulgabili, e anche stampe inutili.
Con PageScope le operazioni si programmano in rete sul proprio pc e i documenti si ritirano alla macchina solo con il proprio badge, senza più digitare sul pannello della MFP, operazione che tra l’altro richiede sempre una certa formazione tecnologica alla quale non tutti sono ben disposti. In caso di visitatori, con il Badge Guest si evita di doverli accompagnare alle macchine, ma non si perde il controllo dell’uso della stampante.

Il vantaggio più strategico per l’azienda e gli utenti è la maggiore sicurezza delle stampe, ossia la protezione assoluta della riservatezza delle informazioni stampate: le stampe infatti possono essere ritirate solo e direttamente da colui che ha lanciato la stampa.
Tuttavia, sono significativi anche i vantaggi in termini di efficienza delle persone, che evitano le code di altri colleghi con le stesse esigenze davanti alla macchina. Infine la programmazione permette di evitare le stampe inutili o lanciate per sbaglio o dimenticate nel vassoio di uscita copie della macchina, con risparmio dei costi e minor deterioramento dell’hardware causato da uso inutile.

Il progetto Microrex per Lundbeck ha riguardato 3 MF Konika Minolta ed è stato condotto dal IT Manager Manzoni Alberto e dall’ IT Coordinator Carlo Di Prima per Lundbeck e da Alessandro Elwert per Microrex.
“La nostra esigenza è principalmanete di stampare e scannerizzare in formato PDF compatto a colori – spiega Carlo Di Prima di Lundbeck-. Attualmente abbiamo ridotto a 2 unità il parco macchine, che stampano 45 pagine al minuto B/N e colore e che devono soddisfare le esigenze di 30 dipendenti, sia on site che da remoto, più quelle dei visitatori, per un totale di stampe annue di 144.000 pagine colore e 96.000 bianco e nero. La macchina in standby impiega 4,6 secondi a partire con la prima copia. Se la macchina è attiva, zero secondi. Considerando questi numeri si ha la misura del risparmio di tempo nella giornata lavorativa dei dipendenti e del vantaggio organizzativo portato da PageScope all’azienda, che prima non aveva sotto controllo il costo delle risme e subiva le pause lavoro dei soggetti causa attese alla macchina. Senza contare la nostra esigenza più importante che era la tutela della riservatezza delle informazioni”.

Alessandro Elwert di Microrex spiega: “Dalla nostra esperienza risulta che negli uffici il 30% delle stampe sono inutilizzate. Questo perché sono stampate per errore, perché vengono dimenticate nel cassetto della multifunzione, che di solito è lontana dalla propria postazione, perché, mentre si stampa, ci si accorge di un errore nel testo o che il documento che serve è un altro. Tutta carta che nel migliore dei casi finisce nei cestini. Un altro problema è riuscire a ritirare le proprie stampe prima che altri utilizzatori le disperdano. Ecco perché consigliamo l’introduzione di PageScope e del badge unitamente al noleggio o acquisto di MFP Konica Minolta. In Lundbeck abbiamo utilizzato i badge aziendali identificando il lettore idoneo da collegare alle stampanti. Ora se un una macchina è occupata, si può stampare sull’altra.
Tutti i badge aziendali utilizzati per la timbratura accessi, per accedere all’ascensore, ai parcheggi etc, sono applicabili a Page Scope.
Se l’azienda non ha un badge, lo procuriamo noi e lo possiamo anche personalizzare con il logo dell’impresa. Il costo varia in base al numero delle licenze del software Konica Minolta, ovvero al numero delle macchine dove vengono installati i lettori, non al numero dei dipendenti. Con 1000 dipendenti, per due macchine servono solo due licenze. Page Scope può essere installato in concomitanza con l’installazione delle macchine, sul server virtuale o dedicato dell’azienda, dai nostri tecnici certificati Konica Minolta, sotto la guida del responsabile di rete del cliente.
Il server deve avere requisiti minimi tecnici, da Windows 8 in avanti.
Un tecnico opera per circa 2 ore a macchina, quindi in una giornata ne può predisporre 3 o anche 4.
Page Scope è adatto a tutti i modelli di multifunzione Konica Minolta, comprese le A4 che hanno un hard disk interno, fino alle Bizhub C360 di 8 anni fa.
Non è applicabile su stampanti che hanno solo memorie, ma di solito sono ad uso personale.
Page Scope è composto da diversi moduli e i costi variano dagli 80 ai 100 euro al mese, dipende dai moduli prescelti. In tutto sono 4.
Per l’autenticazione del badge (Authentication Manager) e la funzione Print (My Print Manager) il costo è di 140 euro al mese, manutenzione inclusa.
L’Authentication Manager limita gli accessi e il tipo di utilizzo per esempio si può impostare in modo che un esterno possa fare solo bianco e nero e non scansioni, etc.
Il modulo Account Manager serve per fare reportistica ovvero per attribuire i costi ai diversi uffici.
My Panel Manager offre la possibilità di personalizzare il pannello delle MFP utilizzandolo come mezzo di comunicazione per annunciare servizi, iniziative aziendali etc.
My Print Manager è il ‘follow me’, che mi consente di lanciare la stampa e di stampare sulla macchina che preferisco solo appoggiando il badge.
Lundbeck aveva l’esigenza della sicurezza e ha scelto l’ Authentication e il Follow me”.
Conclude Di Prima: “Da Novembre 2011, la sede di Lundbeck Italia si trova all’interno del Palazzo Montecatini, realizzato da Gio Ponti negli anni 1938-1939. E’ fra i palazzi che hanno fatto la storia architettonica di Milano e rappresenta la maggiore opera estetica razionalistica degli anni precedenti la Seconda Guerra Mondiale. All’inaugurazione, fu definito il palazzo per uffici più moderno d’Europa. Si tratta insomma di una sede prestigiosa per un’azienda che vuole esprimere sempre la massima qualità. Per questo, nel mio ruolo di IT Coordinator della Compagnia, sento la responsabilità di contribuire all’immagine di Lundbeck con una tecnologia conforme alla generale immagine di efficienza e affidabilità del brand, contribuendo così anche alla profittabilità. Da anni Microrex ci fornisce prodotti, servizi, assistenza e consulenza con competenza e nel rispetto dei ritmi di lavoro di Lundbeck e anche per il progetto Page Scope siamo rimasti soddisfatti. In un’epoca di continua evoluzione tecnologica avere un fornitore di fiducia per l’Office Automation è fondamentale”.