Esaote sceglie Ricoh per migliorare la comunicazione

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Il progetto studiato per innovare i processi di Esaote in una logica digitale e migliorare la condivisione delle informazioni tra le differenti sedi

Sinonimo di un’eccellenza industriale tutta italiana, Esaote è tra le aziende leader mondiali nell’ambito dell’imaging diagnostico grazie a notevoli investimenti in R&D che le consentono di competere con i grandi gruppi. Esaote è presente con siti produttivi e laboratori di ricerca a Genova, Firenze e Maastricht (Olanda) e, attraverso filiali dirette e distributori, opera in 80 paesi del mondo. Con un fatturato consolidato di 270 milioni di euro nel 2016, l’azienda può contare su circa 1.200 persone di cui il 50% in Italia. L’innovazione è di casa in Esaote e non riguarda soltanto lo sviluppo dei prodotti, ma anche la trasformazione dei processi e dell’organizzazione in chiave digitale per migliorare l’efficienza del business. Un’importante occasione di rinnovamento è stato il trasferimento della sede principale di Genova presso il Parco Scientifico e Tecnologico di Erzelli. Quale ruolo per l’IT in questo cambiamento? Come realizzare un Digital Workplace su misura? Ne parliamo con Domenico Fazio, Direttore Operations di Esaote.

LA TECNOLOGIA È UTILE QUANDO SEMPLIFICA E RISOLVE… DA QUALE PROGETTO SIETE PARTITI?

Prima di tutto ci siamo concentrati sul printing per razionalizzare il precedente ambiente di stampa che era eterogeneo per brand e modelli presenti, con un numero elevato di stampanti per utilizzo personale. Tutto questo complicava la gestione dei dispositivi e l’approvvigionamento dei consumabili. Abbiamo quindi affrontato il tema con il supporto di Ricoh e sviluppato un progetto basato principalmente su tre aspetti: gestione centralizzata, dispositivi multifunzione e canone di noleggio all-inclusive (pay per page). I vantaggi sono stati importanti: dalla riduzione dei costi, alle procedure di gestione semplificate alla maggiore efficienza nella produzione documentale. Sono state introdotte nuove funzionalità, come ad esempio la stampa sicura: gli utenti possono ritirare le stampe da una qualsiasi periferica presente in azienda dopo essersi autenticati tramite ID e password. Questo riduce gli sprechi di carta e aumenta la sicurezza delle informazioni.

QUALI ALTRE AREE AVETE MIGLIORATO GRAZIE A RICOH?

Vi sono due progetti realizzati con Ricoh nell’ambito del paperless office. Il primo risponde alla necessità di ottimizzare la comunicazione e la collaborazione tra le differenti sedi, in particolare per quanto riguarda la condivisione dei documenti di progetto. Ricoh ha allestito sale riunioni che – grazie a sistemi per la videoconferenza (Ricoh P3500) e a lavagne interattive (Ricoh D5510) – ci hanno consentito di migliorare tutti questi aspetti. Le lavagne interattive installate nelle varie sedi sono interconnesse tra loro, per cui i team distribuiti possono non solo visualizzare lo stesso file ma anche apportarvi modifiche e integrazioni e il nuovo documento può essere archiviato e inviato ai partecipanti alla riunione. L’allestimento delle nuove sale ha previsto anche la realizzazione di un sistema audio/video basato su proiettori Ricoh di ultima generazione.

E IL SECONDO PROGETTO PAPERLESS?

Per migliorare l’efficienza e l’accuratezza dei processi, abbiamo deciso di gestire digitalmente alcune tipologie di documenti, in primis i documenti di trasporto. Il magazzino in cui arrivano le merci era letteralmente sommerso dalla carta, perché i DDT vengono continuamente duplicati essendo alla base di molti processi. Al centro di questa nuova gestione ci sono sempre i multifunzione Ricoh che non consideriamo più come dei semplici copiatori ma, anche grazie alla connettività integrata, come dei veri e propri “elementi industriali”. Mediante questi sistemi effettuiamo la scansione OCR dei DDT i cui dati, dopo una verifica da parte dell’operatore, vengono caricati nel nostro sistema ERP per la gestione e la conservazione sostitutiva. Considerati i vantaggi della digitalizzazione delle informazioni stiamo estendendo il progetto anche ad altri documenti. Le fatture attive, ad esempio, vengono gestite in outsourcing da Ricoh; lavoriamo molto con la PA e il fornitore si occupa di gestire l’invio delle fatture secondo quanto prescritto dalla normativa. La digitalizzazione riguarda poi il ciclo passivo per il quale Ricoh ha sviluppato workflow digitali personalizzati che ne velocizzano e semplificano la gestione.

Ricoh, mi piace dire, è un fornitore davvero “sempre presente, ma mai invadente”, un partner attento alle nostre esigenze e in grado di proporci innovazioni tecnologiche che per il nostro business fanno davvero la differenza.