Dall’Hotel Ermitage ad Abano Terme al Danieli di Venezia e al Capri Palace di Anacapri; dall’Hilton di Fiumicino al Royal Continental di Napoli e molti altri prestigiosi hotel, tra cui l’Auberge De La Maison a Courmayer, sono oltre 700 le postazioni client che hanno eliminato i documenti cartacei dai processi di registrazione con una riduzione drastica di tempi, costi e rischi legati alla gestione cartacea, adeguandosi contestualmente al nuovo regolamento GDPR.
Per il settore turistico alberghiero la gestione ottimale dei processi di check-in e check-out – e la relativa customer experience – ricopre un ruolo fondamentale per tempi di acquisizione, inserimento dei dati personali, gestione e archiviazione documenti cartacei e tutela delle informazioni sensibili, soprattutto con il nuovo regolamento GDPR.
NP Technology, azienda specializzata nella digitalizzazione dei processi nel settore alberghiero, permette di semplificare questo passaggio con una innovativa soluzione paperless, che si integra perfettamente in qualsiasi sistema preesistente. Con la soluzione NP Hotel & Resort, il front desk scansiona il documento d’identità del cliente utilizzando lo scanner Fujitsu fi-65F, progettato appositamente da Fujitsu per acquisire in modo facile e veloce documenti di piccolo formato. Grazie alla funzionalità di riconoscimento caratteri (OCR) e il software dedicato, lo scanner estrae i dati personali dal documento – e compila automaticamente i campi necessari alla profilazione del cliente, che verifica i dati e firma attraverso un Tablet. In questo modo si elimina il trattenimento o la necessità di fotocopiare il documento di identità, riducendo al minimo tempi, costi e rischi legati allo smarrimento o alla tutela dei dati personali.
“La soluzione NP Hotel & Resort ha l’obiettivo di ridurre i costi e massimizzare l’efficienza produttiva” ha dichiarato Marco di Giampietro, CEO e founder di NP Technology. “Le nostre soluzioni tecnologiche, sviluppate appositamente per i settori Hospitality, Sanitario, Luxury Retail, Cash & Carry e Car Service management”, sono considerate all’avanguardia nella digitalizzazione e dematerializzazione cartacea”.
Con l'eliminazione dei costi legati al documento cartaceo – produzione, distribuzione, ricerca e archiviazione – si ottiene un risparmio economico tra il 50% e il 60%, senza considerare la riduzione dei tempi di gestione e dei rischi di smarrimento e logoramento.
Le stesse procedure sono applicate anche nelle operazioni di check-out. Tutti i documenti fiscali emessi, potranno essere memorizzati in un apposito server hosting e saranno archiviati secondo quanto previsto dalle norme in materia di archiviazione sostitutiva e di fatturazione elettronica che, a partire dal prossimo gennaio, vedrà l’obbligo di trasmissione delle stesse al sistema SDI. Il programma genera inoltre un report completo dei nominativi e delle foto dei clienti, facilitando le situazioni di emergenza, in cui è necessario fornire tempestivamente i dati delle persone presenti nella struttura. Naturalmente l’estrazione del report sarà consentita solo all’utente autorizzato con specifiche credenziali.
NP Hotel & Resort utilizza un software certificato by design & by default GDPR 2016/679 che si interfaccia con i principali PMS gestionali tra cui Opera, Protel, Suite 8, Scrigno, Hotel ++, Visual Matrix, Ericsoft, Leonardo, Oasys, Hotel 2000 evolution, e molti altri.
Desk paperless e processi di registrazione ottimizzati: ci pensa NP Technology
Redazione Top Trade
TopTrade è parte di BitMAT Edizioni, una casa editrice che ha sede a Milano con copertura a 360° per quanto riguarda la comunicazione rivolta agli specialisti dell'lnformation & Communication Technology.