Al front desk in hotel ci pensa NP Hotel & Resort

La soluzione di NP Technology utilizza lo scanner Fujitsu fi-65F per l’acquisizione di documenti di piccolo formato

NP Technology, azienda specializzata nella digitalizzazione dei processi nel settore alberghiero, e Fujitsu hanno unito le forze per promuovere la Digital Transformation nel settore turistico alberghiero.

Qui dove la gestione ottimale dei processi di check-in e check-out – e la relativa customer experience – ricopre un ruolo fondamentale per tempi di acquisizione, inserimento dei dati personali, gestione e archiviazione documenti cartacei e tutela delle informazioni sensibili, le due società propongono NP Hotel & Resort.

In linea con il Green Procurement e la sicurezza del trattamento dei dati personali, l’innovativa soluzione paperless di NP Technology scansiona il documento d’identità del cliente utilizzando lo scanner Fujitsu fi-65F progettato appositamente da Fujitsu per acquisire in modo facile e veloce documenti di piccolo formato.

Grazie alla funzionalità di riconoscimento caratteri (OCR) e il software appositamente sviluppato, lo scanner estrae i dati personali dal documento – e compila automaticamente i campi necessari alla profilazione del cliente, che verifica i dati e firma attraverso un tablet. In questo modo si elimina il trattenimento o la necessità di fotocopiare il documento di identità, riducendo al minimo tempi, costi e rischi legati allo smarrimento o alla tutela dei dati personali.

In linea con il nuovo regolamento GDPR
Le stesse procedure sono applicate anche nelle operazioni di check-out. Tutti i documenti fiscali emessi, potranno essere memorizzati in un apposito server hosting e saranno archiviati secondo quanto previsto dalle norme in materia di archiviazione sostitutiva e di fatturazione elettronica – che a partire dal 1 gennaio vedrà l’obbligo di trasmissione delle stesse al sistema SDI.

Il programma genera inoltre un report completo dei nominativi e delle foto dei clienti, facilitando le situazioni di emergenza, in cui è necessario fornire tempestivamente i dati delle persone presenti nella struttura. Naturalmente l’estrazione del report sarà consentita solo all’utente autorizzato con specifiche credenziali.

Dimezzati tempi, costi e rischi legati alla gestione cartacea
Va da sé che, con l’eliminazione dei costi legati al documento cartaceo, tra cui produzione, distribuzione, ricerca e archiviazione, si ottiene un risparmio economico tra il 50% e il 60%, senza considerare la riduzione dei tempi di gestione e dei rischi di smarrimento e logoramento.

Non a caso, la soluzione è attualmente attiva in oltre 700 postazioni client di prestigiosi hotel e resort turistici italiani, si adatta perfettamente a qualsiasi contesto: dall’Hotel Ermitage ad Abano Terme al Danieli di Venezia e al Capri Palace di Anacapri; dall’Hilton di Fiumicino al Royal Continental di Napoli passando per tanti alberghi a gestione familiare tra cui l’Auberge De La Maison a Courmayer. NP Hotel & Resort utilizza un software certificato by design & by default GDPR 2016/679 che si interfaccia con i principali PMS gestionali tra cui Opera, Protel, Suite 8, Scrigno, Hotel ++, Visual Matrix, Ericsoft, Leonardo, Oasys, Hotel 2000 evolution, e molti altri.

Come riferito in una nota ufficiale da Marco di Giampietro, CEO e founder della NP Technology: «La soluzione NP Hotel & Resort ha l’obiettivo di ridurre i costi e massimizzare l’efficienza produttiva. Le nostre soluzioni tecnologiche sono all’avanguardia nella digitalizzazione e dematerializzazione cartacea e vengono sviluppate appositamente per i settori Hospitality, Sanitario, Luxury Retail, Cash & Carry e Car Service management».

Gli ha fatto eco Maurizio Barondi, Partner Manager Direct di PFU (EMEA), sottolineando come: «Il documento digitale si appresta a diventare lo strumento principale per l’ottimizzazione dei processi aziendali e per l’aumento di efficienza. Ogni cliente ha una propria esigenza. Ed è per questo che è necessario ascoltare e consigliare, al fine di individuare la soluzione più idonea».