Tutti i vantaggi della videoconferenza cloud-based

Li spiega Vito Mariella, Business Development Manager BU Wireless e Videoconference di Allnet.Italia

Convinta che la collaborazione a distanza non sia più una prerogativa solo delle grandi aziende, Allnet.Italia delinea un quadro interessante, anche in termini di opportunità e scenari futuri.

A incaricarsene è Vito Mariella (in foto), Business Development Manager BU Wireless e Videoconference del VAD di Bologna specializzato in soluzioni di networking, secondo cui, fino a pochi anni fa, gli strumenti di videoconferenza erano considerati come un “nice-to-have”, dati gli elevati costi, ad appannaggio esclusivo di grandi realtà aziendali, mentre oggi lo scenario è in profonda evoluzione.

Il cloud porta la videoconferenza anche nelle PMI
«Ad oggi – spiega Mariella – la novità più rilevante nel mondo della videoconferenza è proprio l’introduzione del cloud, che ha permesso di abbattere i costi per l’implementazione di una buona soluzione ad uso professionale, rendendola accessibile a tutti. Un cambiamento veramente importante, divenuto sempre più strategico anche per le PMI che, finalmente, potranno avvalersi di tale tecnologia e dei suoi plus per rispondere in modo efficace e tempestivo alle istanze di flessibilità e innovazione richieste dal mercato».

I vantaggi nell’adozione di un sistema di collaborazione basato su cloud, infatti, sono molteplici e vanno dalla riduzione delle trasferte e dei relativi costi all’ottimizzazione del tempo e delle risorse interne, portando un incremento della produttività aziendale, presa di decisione rapida e possibilità di adattare costantemente la propria operatività alle mutevoli esigenze del business.

Verso innovativi modelli di organizzazione del lavoro
Le “huddle room” sono proprio questo, fa notare ancora Mariella: spazi di collaborazione ben definiti, senza i rumori e le distrazioni del format open space. Un ambiente pensato per piccoli gruppi di lavoro, che lavorano in team per brevi periodi, o destinato a mini-sala riunioni, per call e videoconferenze.

Secondo quanto evidenziato da IDC, gli stessi driver alla base dell’entreprise digital transformation stanno guidando le imprese verso innovativi modelli di organizzazione del lavoro, come lo smart working.

In quest’ottica, l’adozione e l’integrazione di moderni impianti di UC&C, diviene, dunque, anche per le PMI, un “must have” per competere in un mercato globale.

Investimento UCC a portata di PMI
Nel caso specifico di una Huddle Room, per implementare un sistema di videoconferenza professionale, in grado di assicurare un’esperienza di elevata qualità, secondo lo specialista di Allnet.Italia è sufficiente un PC, con client software a bordo, a cui collegare, tramite porte USB, degli apparati da piccola sala.

Le soluzioni sul mercato non mancano e vanno da pacchetti completi che comprendono sia l’hardware che la gestione del servizio cloud, a provider che offrono videoconferenza in abbonamento annuale oppure in pacchetti pre-pragati. Per una sala meeting di più grandi dimensioni, invece, è necessario installare un Endpoint, selezionato ad hoc in relazione all’ampiezza dello spazio, dotato di un monitor, di un microfono da tavola e una telecamera professionale, in grado di assicurare sia la visione completa dell’ambiente, sia di zoommare, in caso di necessità, sul singolo individuo presente.

I costi, in questo caso, ricorda Mariella, variano molto in relazione alla tipologia di impianto e di prestazione che si desidera raggiungere.

I vantaggi di un sistema di videoconferenza cloud based
I vantaggi, in compenso, non mancano.
Primo tra tutti, il cloud permette, agli IT Manager o agli amministratori, di centralizzare e implementare applicazioni di Unified Communication & Collaboration in modo più semplice, rispetto a una piattaforma interna, con processi di gestione meno gravosi e a costi nettamente inferiori.

L’elevata scalabilità, consente di modulare l’impianto in base alle singole necessità contingenti e di ampliarlo successivamente, al fine di renderlo accessibile ad un numero più elevato di utenti.

Inoltre, la videoconferenza professionale potrebbe essere abbinata anche ad altri servizi, come ad esempio lo streaming o la registrazione e combinando sotto un’unica piattaforma, diversi servizi, oggi gestiti con strumenti differenti, come ad esempio Whatsapp, Skype e altri.

In tal senso, una soluzione di collaborazione cloud all-in-one fornita da un unico partner di fiducia riduce, inoltre, la complessità rendendo più veloce e agevole la loro esperienza nell’utilizzo. L’elevata qualità del segnale trasmesso, consente ai partecipanti alla conference di collaborare e comunicare a chilometri di distanza, con la percezione di essere insieme nella medesima sala. Infine, gli innovativi sistemi di videoconferenza in cloud garantiscono il massimo anche in termini di sicurezza, per la protezione dei dati.

I limiti alla rapida diffusione della tecnologia
Come ogni servizio disponibile su cloud, anche la videoconferenza, conclude sempre Mariella, necessita di un collegamento internet performante. Da questo punto di vista, nonostante la situazione sia notevolmente migliorata grazie al piano banda larga, in diverse città d’Italia permango ancora delle gravi carenze infrastrutturali che non ne agevolano lo sviluppo.

Un secondo ostacolo è costituito dalla resistenza all’innovazione tecnologica, operata soprattutto da aziende molto conservative.

Infine, l’innovazione porta con sé una necessità di formazione continua dei propri dipendenti verso l’adozione di nuovi strumenti. Viceversa, le opportunità future sono molte.

«La più importante sarà la convergenza tra il mondo della videoconferenza e quello del digital signage, finalizzato a utilizzare l’impianto per fare marketing e pubblicità quando non sono previste conference. In Allnet.Italia questo già avviene. Grazie, infatti, al ricco calendario di corsi di formazione organizzati dall’azienda, abbiamo registrato circa 3.000 passaggi all’anno. Cinque smart monitor signage LG e matrici video ATEN, trasmettono ai monitor dell’aula training, dello show room e delle sale meeting, messaggi pubblicitari a rotazione, al fine di porre all’attenzione degli operatori, tutte le novità di settore. Questo passaggio è appena iniziato, sono ancora poche le realtà che lo utilizzano, ma siamo certi che prenderà sempre più piede nel prossimo futuro».