Il problema dei print server: avvalersi del cloud per potenziare sicurezza e compliance

Grazie alla tecnologia sicura del cloud, il cloud print management offre un’infrastruttura semplice e lineare sicura e facile da amministrare.

Giancarlo Soro, Amministratore Delegato, Lexmark Italia

Negli ultimi anni, i crescenti rischi per i dati e normative sempre più stringenti hanno evidenziato l’esigenza di incrementare sicurezza e conformità in azienda, specialmente in quei mercati che conservano dati sensibili sulla salute o altri dettagli personali. Proteggere la rete è ovviamente una priorità, è quindi fondamentale essere consapevoli che tutto ciò che è connesso rappresenta una potenziale vulnerabilità. Secondo un sondaggio della società di analisi Quocirca, il 59 percento delle imprese ha registrato una perdita di dati legata alle stampanti nell’ultimo anno, a conferma del fatto che un ambiente di stampa non protetto, composto da stampanti e dispositivi (MFP), può rappresentare un obiettivo per hacker e intrusi che desiderano accedere alla rete aziendale.

I print server

Anche se molte imprese riconoscono che garantire la sicurezza dell’ambiente di stampa è di vitale importanza, spesso si focalizzano solo sul device e non si occupano degli altri elementi dell’infrastruttura che costituiscono un rischio maggiore di quanto ci si aspetti. Questo è dovuto al fatto che in azienda gli ambienti di stampa sono più complessi di quanto non lo fossero fino a pochi anni fa. La domanda digitale ha fatto sì che oggi questi siano costituiti da molteplici dispositivi connessi a svariati server sparsi per l’organizzazione.

Questa infrastruttura tipo rappresenta una sfida per l’IT e un rischio per le imprese. Gli aggiornamenti tecnologici necessari sono spesso non in linea con le policy di sicurezza, mentre i server potrebbero trovarsi in luoghi non protetti come l’ufficio del gestore in un negozio o un armadietto aperto presso la filiale di una banca. E, in alcuni casi, i server vengono semplicemente dimenticati.

Le sfide di sicurezza e compliance

La crescente complessità degli ambienti di stampa dovuta alla presenza di molteplici print server li rende difficili da mantenere e gestire, rendendo i dispositivi e le informazioni che rilasciano vulnerabili a security breach e a problemi di compliance. Le flotte di stampanti costituite da prodotti di diversi vendor sono un altro fattore di rischio. Un sondaggio Quocirca del 2017 ha rivelato che il 67 percento di coloro che gestivano una flotta multivendor ha registrato almeno una perdita di dati, in contrasto con il 41 percento di quelli che disponevano di una flotta standardizzata mono-vendor.

Anche quando i dispositivi non vengono aggiornati diventano un obiettivo per i malintenzionati. Dove i controlli di accesso sono poco rigorosi o assenti, le stampe non ritirate depositate sui vassoi rappresentano un problema di sicurezza. Documenti confidenziali dimenticati nei centri stampa possono essere facilmente smarriti o finire nelle mani sbagliate, infrangendo le normative di conformità.

La risposta è nel cloud

La soluzione per eliminare queste fastidiose complessità e rispondere ai requisiti di sicurezza è passare a una soluzione di stampa pensata per l’era digitale.

In Lexmark abbiamo recentemente presentato una soluzione di print management cloud-based che assicura maggiori controlli, protezione e compliance per i clienti e si basa sulla premessa che se il device management è situato nel cloud, gli aggiornamenti tecnologici e il monitoraggio sono più semplici. Infatti, se non c’è più l’esigenza di essere on site per fare gli update e analizzare l’uso del dispositivo, la responsabilità di queste attività può essere data in outsourcing a un partner di fiducia.

La stampa dal cloud garantisce inoltre la sicurezza di utenti e aziende evitando che pagine indesiderate o dimenticate rimangano sulle stampanti. Tutti sappiamo che a volte è difficile reperire i documenti subito dopo la stampa, e questo può rappresentare un rischio se questi contengono informazioni sensibili. Grazie al cloud-enabled print release, è possibile stampare da qualunque dispositivo e location, verso il cloud. Le stampe possono poi essere recuperate presso la stampante prescelta in qualunque momento, riducendo così la possibilità che qualcuno le veda o prenda se non ne è il legittimo proprietario.

Il meglio dei due mondi

Alcuni gruppi o dipartimenti aziendali potrebbero preferire tenere i documenti dal loro lato del firewall. In questo caso, una configurazione hybrid cloud rappresenta una soluzione flessibile che combina il cloud-based print management con server in rete al fine di soddisfare esigenze diverse. Questa opzione mista consente di controllare esattamente come, quando e dove le funzionalità cloud vengono utilizzate per trarre vantaggio dal meglio dei due mondi.

Oltre a livelli superiori di sicurezza e compliance, i servizi di print management cloud-based possono generare analisi aggregate molto interessanti se implementati a livello aziendale, fornendo agli IT manager la possibilità di identificare potenziali buchi nella sicurezza e trovare aree che potrebbero operare con più efficienza. Armati con questa ‘intelligence’, è possibile prendere decisioni più consapevoli circa il luogo dove posizionare un determinato device per ottimizzare l’ambiente di stampa. 

Non ci sono limiti

Anche se si dispone del personale e del budget necessari, il processo di manutenzione, supporto e protezione di un’infrastruttura di print and document management può essere costoso e complesso.

E nonostante stampanti e cloud potrebbero sembrare una strana accoppiata, la stampa cloud-enabled elimina le complessità legate alla gestione di un ambiente server-based. Grazie alla tecnologia sicura del cloud, il cloud print management offre un’infrastruttura semplice e lineare sicura e facile da amministrare.