Due mondi che si incontrano: la collaborazione carta-digitale conforme al GDPR

Quando il digitale e il non-digitale si fondono i risultati sono più efficaci e la comunicazione e la condivisione di informazioni più sicure. Massimiliano Grippaldi, Regional Sales Manager PFU Italia, affronta il tema di una collaborazione paper-digital produttiva

A cura di Massimiliano Grippaldi, Regional Sales Manager PFU Italia

Sono svariati i vantaggi per le aziende che decidono di digitalizzare i propri dati e, a mano a mano che la tecnologia si evolve, ne emergeranno molti di più. Il documento Scan More; Print Less identifica alcuni benefici che vanno al di là del semplice risparmio economico: il digitale migliora la comunicazione interna ed esterna, favorisce la conformità al GDPR e riduce il carico di lavoro.

Eliminare le barriere all’efficienza

Possono esserci dei limiti all’implementazione efficace di un ambiente digitale, ma nulla che non possa essere superato con alcuni accorgimenti. Potrebbe esserci un po’ di riluttanza ad abbandonare dei processi tradizionali per abbracciare quelli digitali, ma disporre dell’infrastruttura per supportare tale cambiamento è essenziale: gli stakeholder hanno banda sufficiente? Difficoltà possono emergere nel momento in cui non è possibile accedere a documenti online e necessitano di un’alternativa cartacea.

Sistemi e storage online:

Scegliere l’ambiente giusto – che sia sicuro e soddisfi le esigenze aziendali – è fondamentale, oltre a tenere conto di restrizioni di accesso, facilità d’uso, sicurezza delle password, tagging (per l’archiviazione dei record) e data security. L’ambiente è conforme al GDPR?

Gestione:

Chi è responsabile della gestione e della fornitura di informazioni? Nell’ambiente digitale questo è di solito il generatore di informazioni; l’eccezione si ha quando ciò che viene fornito deve essere moderato o autorizzato.

Scansione e digitalizzazione:

Disporre degli strumenti per digitalizzare i documenti è fondamentale: i dispositivi per effettuare copie digitali sono svariati come ad esempio macchine fotografiche e videocamere, registratori e scanner.

Questi ultimi, nei modelli con alimentatore automatico di documenti e piano di acquisizione, oltre ai sistemi di visualizzazione delle immagini offrono numerosi vantaggi tra cui:

– Immagini di elevata qualità
– Contenuti ricercabili e recuperabili – non solo un’immagine
– Appiattimento automatico delle immagini– per catturare pagine curve nei libri ad esempio
– Software OCR in bundle che converte i documenti acquisiti in file digitali, come in documenti Word o le tabelle Excel
– Acquisizione in lotti di documenti cartacei molto veloce
– funzionalità automatizzate come auto-rotazione, raddrizzamento dell’immagine, rimozione delle pagine bianche, auto identificazione del colore – tutto per ridurre al minimo il tempo di pre e post-scansione.