Più facile gestire un viaggio

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Attraverso una piattaforma dedicata risulta più semplice gestire e ottenere i rimborsi per le spese effettuate durante i viaggi di lavoro

La gestione di viaggi, trasferte, note spese e rimborsi continua a rappresentare un incubo per i responsabili dell’amministrazione aziendale, ma anche per i lavoratori, stanchi di perdere tempo ed energie nel compilare richieste e giustificativi.
Ha così suscitato interesse lo sbarco in Italia di Dimo Gestion, il player francese firma infatti Notilus, la piattaforma proposta come la soluzione dedicata, in modo specifico, alla gestione dei viaggi, con un focus particolare su trasferte e note spese.
La divisione nazionale è stata affidata ad Anaïs Manetta che, nel ruolo di Italy Notilus Business Manager, è chiamata a lanciare una soluzione caratterizzata da una notevole portata innovativa.

Perché vi proponete in Italia in questo momento?
Dimo Gestion vanta una storia di quasi 18 anni nello sviluppo di soluzioni software e, da cinque anni, abbiamo lanciato una politica di sviluppo sui mercati esteri. Dopo aver aperto una sede in Spagna e in Canada, i positivi risultati ottenuti ci hanno indotti a investire anche in Italia, nella certezza che Notilus permette alle aziende di aumentare la produttività dei processi e di guadagnare più soldi. Questo perché aiutiamo i clienti a risolvere un problema che si rivela molto dispendioso dal punto di vista economico e pratico: la gestione delle spese per le trasferte.

Quali sono le aziende potenzialmente interessate a una simile piattaforma?
Si tratta di una soluzione sviluppata, in modo specifico, per supportare le persone in trasferta e, quindi, è caratterizzata da tutte le funzionalità richieste da questa particolare tipologia di lavoratori. Ovviamente il nostro target è rappresentato da aziende di medie e grandi dimensioni, nelle quali la gestione economica del personale fuori sede rappresenta un sensibile aggravio.

Le aziende che hanno lavoratori in trasferta, però, dovrebbero già possedere simili strumenti…
In realtà, dalle nostre indagini di mercato, ma anche da esperienze vissute direttamente sul campo, abbiamo scoperto che la maggior parte delle aziende utilizza ancora strumenti manuali o, in alternativa, comuni fogli di calcolo. Simili soluzioni possono soddisfare le esigenze di realtà particolarmente piccole. Ma quando il numero di persone in trasferta diventa significativo, la loro gestione è particolarmente complessa. Basti pensare, ad esempio, al fatto che ogni singola realtà definisce una serie di policy per questi lavoratori come, ad esempio, la massima spesa riconosciuta per un pranzo. Simili regole, però, non sempre sono conosciute e ricordate dal personale. Questo comporta spesso, al termine della trasferta, una serie di discussioni e malcontenti, che sottraggono energie e concentrazione alle persone. Notilus, invece, permette di visualizzare in tempo reale le direttive aziendali, ma anche di ricevere segnali di allerta nel momento in cui non vengono rispettate. In questo modo è possibile affrontare il problema ancor prima della sua insorgenza.

Quali altri aspetti caratterizzano una simile piattaforma?
L’elenco sarebbe lungo, ma è fondamentale sottolineare che si tratta di una soluzione specifica per gestire queste tipologie di budget. Ciò significa, ad esempio, disporre di procedure di valutazione particolarmente rapide, in quanto il responsabile può verificare a colpo d’occhio il rispetto di tutte le disponibilità stabilite a priori, evitando qualunque perdita di tempo e consentendo al dipendente di ottenere rapidamente il rimborso di quanto speso, ma anche di rispettare le singole direttive aziendali. Il tutto completato da processi di approvazione gestiti direttamente dal Web e senza il ricorso a supporti cartacei.

Ma le trasferte rappresentano davvero un problema così grosso per le aziende?
Sicuramente si. Basti pensare che, in molte realtà, le spese di trasferta sono la seconda voce di costo aziendale, con quote che spesso sfiorano il 7% dell’intero budget. Ovviamente non possiamo abbattere i costi di trasferta, ma siamo in grado di velocizzare tutte le operazioni burocratiche. Al punto che, come emerge da alcune verifiche fatte presso i nostri clienti, Notilus ha permesso di dimezzare il tempo di gestione delle richieste e di controllare le spese di viaggio, con risparmi reali dal 5 al 25% dei costi. Questo significa, all’atto pratico, un ritorno dell’investimento inferiore a un anno.

Per quale ragione acquistare un software di gestione, quando alcune funzionalità sono già disponibili nel Crm aziendale?
Un Crm nasce con una diversa finalità. Quindi, tipicamente, viene utilizzato da persone in possesso di una specifica preparazione. L’eventuale modulo di gestione per le spese di trasferta, invece, è tipicamente un’aggiunta e, come tale, risulta spesso troppo complicata per persone dedicate ad altre attività. Notilus, al contrario, è stato studiato proprio per consentire un utilizzo estremamente intuitivo e rapido, offrendo un reale valore aggiunto a tutti gli utenti.