E’ pensata per gli studi legali Tadi Easy Folder che mette a disposizione su una stampante multifunzione un sistema per rendere sicura e guidata la trasformazione di documenti cartacei in formato digitale e l’archiviazione degli atti in formato elettronico, per facilitarne il reperimento e riutilizzo.
Come funziona in quattro passi
1. La creazione di una pratica
Una pratica, un atto, un qualsiasi documento inizia con lo studio del caso. Durante questa fase l’avvocato pone in atto delle ricerche per dotarsi di testi che dovranno essere integrati nel documento finale. I documenti sono sia cartacei sia digitali, editabili e non.
2. Integrazione di testi da documenti di carta e immagini
Con Easy Folder per gli Studi Legali i documenti in formato cartaceo vengono immessi sull’alimentatore dello scanner della multifunzione per essere convertiti in pdf editabili con un semplice click.
Per i documenti già in formato digitale non editabile, quali immagini o foto, con un altro semplice click del tasto destro del mouse si possono convertire con la stessa procedura di quelli di carta.
L’avvocato o l’operatore decide a priori come il sistema deve archiviare i documenti convertiti e in quali cartelle in rete salvarli per essere utilizzati per il copia/incolla.
3. Archiviazione
La logica di memorizzazione si imposta all’atto dell’installazione del servizio secondo le indicazioni del titolare e non dipende più dalle decisioni autonome dei singoli operatori. Si possono anche impostare procedure di archiviazione per facilitare la memorizzazione di pratiche relative alla clientela con cognomi esteri.
Inoltre si memorizzano non solo documenti cartacei direttamente sulla multifunzione ma anche quelli in formato digitale da posta o altra fonte sui pc, usando le medesime procedure operative.
4. Ricerca
Qualsiasi documento archiviato è ricercabile navigando tra le cartelle di rete o per contenuti con i comandi dei sistemi di base Windows o Apple.
Se il sistema multifunzione è in uso in uno Studio Associato è possibile suddividere i documenti addebitandoli ai singoli Associati.
TA Easy Folder per Studi Legali è proposto Gruppo TADI di Cordenons (PN), distributore italiano dei prodotti per ufficio a marchio Triumph Adler, 21 milioni di euro di fatturato complessivo nel 2018.
