La crisi sanitaria ha portato alla limitazione dei nostri spostamenti e alla diffusione del telelavoro. La possibilità di firmare a distanza è diventata indispensabile per continuare a svolgere atti amministrativi o commerciali, e per consentire all’azienda di operare.
Secondo un sondaggio sull’evoluzione degli usi della firma elettronica, condotto nel gennaio 2021, in Europa il 26% delle aziende ha adottato una soluzione di firma elettronica dall’inizio della crisi sanitaria. Tra questi, il 49% lo ha utilizzato per i documenti iniziali prodotti nell’ambito delle vendite e il 41% per i documenti relativi alle risorse umane.
Ma questo sforzo di digitalizzazione appare, secondo gli intervistati, disomogeneo a seconda delle dimensioni delle aziende considerate: il 41% sono PMI, il 53% sono aziende di medie dimensioni e solo il 25% sono imprese molto piccole.
Tuttavia, le soluzioni di firma elettronica sono semplici da implementare e il loro costo è molto ragionevole.
Cos’è la firma elettronica
La firma elettronica è un meccanismo che consente di garantire l’integrità di un documento elettronico e di autenticarne l’autore, per analogia con la firma autografa di un documento cartaceo, si può anche firmare documento pdf. Ha lo stesso valore legale di una firma autografa. Si differenzia dalla firma scritta in quanto non è visiva, ma corrisponde a una serie di caratteri.
Viceversa, la firma digitale (disegnata dal firmatario o l’inserimento di un’immagine) e la firma scansionata non hanno la stessa forza probatoria, non consente di fornire la prova del consenso.
L’obiettivo principale della firma elettronica è duplice:
- garantire l’integrità di un documento, vale a dire assicurarsi che il documento non sia stato alterato tra la sua firma e la sua consultazione;
- autenticare il suo autore, cioè accertare l’identità del firmatario;
- fornire prova del consenso.
Per questo deve avere le seguenti caratteristiche:
- autentico: l’identità del firmatario deve poter essere rintracciata con certezza
- a prova di manomissione: una persona non può fingere di essere un’altra
- non riutilizzabile: la firma fa parte del documento firmato e non può essere spostata su un altro documento
- inalterabile: una volta firmato il documento non può essere modificato
La firma elettronica permette di sottoscrivere in pochi secondi e senza contatto fisico documenti indispensabili al buon funzionamento delle aziende
Quali sono i vantaggi della firma elettronica
La firma elettronica, facendo risparmiare tempo e denaro, è uno strumento al servizio della produttività, sia per il mittente che per il destinatario. Contribuisce a:
- Facilitare l’invio e lo scambio di documenti, che può essere fatto, da un computer o da uno smartphone;
- Velocizza il processo di firma: i documenti possono essere firmati in pochi secondi. Possono essere siglati anche simultaneamente dalle parti, anziché successivamente come nel caso della carta;
- Seguire lo stato di avanzamento delle pratiche in tempo reale: possiamo vedere chi ha firmato e, se necessario, seguire, chi non ha ancora firmato;
- Dati dematerializzati sicuri: la terza parte di fiducia garantisce l’integrità dei tuoi dati;
- Risparmiare sull’acquisto di carta, inchiostro e stampa dei documenti da firmare nonché sulle spese di spedizione o, ove previsto, di viaggio;
- Automatizza i tuoi processi: possono essere avviati trattamenti o azioni una volta firmato il documento;
- Migliora le condizioni di vita dei dipendenti e clienti, consentendo loro di utilizzare le firme elettroniche per gestire le loro procedure amministrative quotidiane, libererai loro tempo e contribuirai alla loro soddisfazione complessiva.
L’integrazione della firma elettronica in ogni organizzazione è un primo passo nella definitiva trasformazione digitale. È una reale opportunità per ripensare ad alcuni aspetti del funzionamento di ogni attività. Gli strumenti digitali invitano infatti a nuovi modi di lavorare al servizio dei clienti e strategicamente.
