Con l’entrata in vigore del nuovo regolamento UE 2016/679 sul trattamento dei dati personali molte aziende hanno dovuto rivedere la propria infrastruttura organizzativa e informatica. Non senza difficoltà.
Per supportare le aziende a migliorare il livello di sicurezza dei propri dati, Nuance Communications ha individuato 4 regole d’oro per affrontare la fase di transizione gestendola come un’opportunità per evolvere grazie alle soluzioni imaging GDPR-compliant.
1. Rendere sicura la gestione della stampa in azienda
Le stampanti multifunzione (MFP) comportano un rischio significativo per i dati personali in molte organizzazioni e altrettante responsabilità in termini di conformità GDPR. Dal momento che la maggior parte dei dispositivi MFP sono connessi alla rete aziendale, e possono quindi rappresentare un elemento estremamente vulnerabile e appetibile agli occhi di hacker esterni oltre che di minacce interne, è necessario intervenire anticipatamente per evitare che i dati personali vengano gestiti in modo non sicuro violando il GDPR.
2. Controllare i contenuti dei documenti
Spesso è proprio la condivisione di contenuti e dati interna – tra colleghi – o esterna – con i clienti – a non essere conforme alla normativa GDPR. Occorre supportare il business attraverso lo screening di documenti inviati via email o stampante per garantire che nessun dato personale venga lasciato esposto. I documenti vengono infatti sottoposti a convalida di mittente e destinatario e quelli ritenuti “a rischio” vengono messi in quarantena in tempo reale per una protezione immediata, con notifiche al mittente, al supervisore e al reparto security dell’azienda per garantire che eventuali violazioni o esposizioni siano affrontate immediatamente.
3. Supporto per l’intero flusso di lavoro
I dati costituiscono fonte di ricchezza per qualsiasi business ed è quindi importante garantire una gestione sicura ed efficiente su tutti i dispositivi utilizzati e in ogni processo che prevede il loro trattamento attraverso l’implementazione di soluzioni in grado di garantire lo stesso livello di sicurezza anche su device personali, per supportare la forza lavoro nelle situazioni di mobilità.
4. Censura di informazioni personali
Automatizzando la censura delle informazioni personali i documenti inviati via email, stampante e fotocopiatrice sono monitorati attentamente soprattutto quando contengono dati personali. Nello specifico, le informazioni sensibili – una volta identificate – vengono automaticamente censurate per garantire la sicurezza del documento. Il contenuto “oscurato” viene poi archiviato e registrato per un ulteriore monitoraggio prima di essere inviato alle parti coinvolte attraverso un flusso di lavoro crittografato sicuro.
