L’ufficio del futuro è paperless

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I benefici comprendono una maggiore sostenibilità e un incremento della produttività, con una riduzione dei costi aziendali fino al 30%

Al giorno d’oggi, di fronte all'acuirsi di fenomeni globali che denotano una cattiva salute del pianeta, chiunque è chiamato a preservare e tutelare l’ambiente attraverso l’adozione di pratiche e stili di vita green, sia nella vita privata che in ambito lavorativo. Se fino a qualche anno fa la policy ambientale era un concetto quasi sconosciuto per il quale le organizzazioni intraprendevano azioni limitate e frammentarie, la sostenibilità ambientale è diventata oggi un vero imperativo e sempre più aziende – anche di piccole dimensioni – stanno comprendendo il valore e i benefici che l’implementazione di un business più green può portare all’ecosistema e all’organizzazione stessa in termini economici e di produttività, oltre alla possibilità di differenziarsi dalla concorrenza. Lo dimostrano anche i dati emersi da un recente studio condotto dalla società di ricerche IDC, secondo cui la gestione digitale dei documenti può ridurre i costi di un’organizzazione fino al 30% aumentando le entrate del 36%. Per supportare le aziende a migliorare il loro approccio eco-friendly attraverso una gestione del workflow più digitale e votata al paperless, Nuance Communications, ha stilato una serie di suggerimenti per aiutare le aziende a far leva sulle ultime tecnologie al fine di realizzare un ufficio green, evidenziando i numerosi vantaggi che questo comporta.

La gestione della stampa in azienda

Nonostante la crescente tendenza all'utilizzo di pratiche IT sostenibili, i flussi di lavoro di documenti e stampa sono spesso ambiti sottovalutati. Considerando che il 20% dei documenti stampati in azienda non vengono mai recuperati, il primo passo verso la realizzazione di un ambiente di lavoro ecosostenibile è intervenire sulla loro gestione, consentendo alle organizzazioni di ridurre gli sprechi di carta e inchiostro, nonchè i costi ad essi collegati. È necessario dunque introdurre in azienda soluzioni integrate nel dispositivo multifunzione e tecnologie innovative in grado di controllare e gestire in tutta sicurezza i lavori di stampa e di acquisizione documentale.

Verso la digitalizzazione del workflow aziendale

Per rispondere al proliferare di documenti e mantenere alta l’efficienza aziendale, la digitalizzazione ha come obiettivo il trattamento di grossi volumi di documenti nel modo più automatizzato e sicuro possibile al fine di ridurre l’esigenza del tradizionale documento cartaceo, abbattendo ancora una volta l’impatto ambientale e i costi, oltre al tempo speso per l’archiviazione e la ricerca dei dati. La diffusione dei dispositivi digitali da un lato e della tecnologia cloud dall’altro, stanno spingendo al ribasso l’utilizzo dei documenti cartacei: la dematerializzazione e l’archiviazione digitale sono ormai dei trend evidenti in azienda che abilitano la realizzazione di un ufficio paperless nel lungo periodo, consentendo di ridurre gli sprechi in ottica green, ma anche e soprattutto di garantire una maggiore produttività aziendale.

La conversione al digitale dei documenti è sinonimo di meno carta ingombrante negli uffici, una riduzione dell’impatto ambientale e delle emissioni di carbonio a favore di una maggiore sostenibilità e al temo stesso si traduce in notevoli risparmi sui costi di carta, inchiostro e sulle ore di lavoro delle persone che vanno e vengono dalle stampanti e dagli archivi. Ne derivano benefici per la produttività individuale e aziendale, oltre ad aumentare lo spazio fisico disponibile altrimenti dedicato alla conservazione.

“La vera rivoluzione che porta alla realizzazione di un ufficio paperless parte da scelte radicali finalizzate a implementare software di gestione di stampa intelligente e a rendere sempre più digitale la gestione dei documenti. Le soluzioni di Nuance permettono alle aziende di salvaguardare l’ambiente riducendo gli ingombri di carta in ufficio e lo spreco di inchiostro, oltre a migliorare i flussi di lavoro documentale aumentando produttività ed efficienza dello staff,” commenta Jeff Segarra, Senior Director of Product Marketing di Nuance Document Imaging Division.