Immaginate uno strumento che, con un clic, scannerizza, riconosce, archivia e invia ai destinatari le bolle di trasporto indispensabili nel business di un trasportatore.
Per ogni spedizione possono essere numerosi i fogli prodotti dal gestionale da stampare, far firmare ai diversi vettori e poi da gestire verso i vari interlocutori e le diverse funzioni amministrative, tra le quali la fatturazione, fino all’archiviazione. La gestione di questa mole di carta fino ad oggi veniva fatta manualmente, con crescente difficoltà in caso di cliente con nomi esteri.
Ebbene, la fototocopiatrice multifunzione TADI, grazie alla soluzione TA Easy Folder, svolge automaticamente tutti i passaggi, con un clic.
I documenti di norma riportano un barcode che traccia il cliente, la spedizione e tutto ciò che serve per identificare la specifica consegna o il ritiro.
Un operatore deve raccogliere i documenti, ordinarli e riporli uno a uno su una fotocopiatrice multifunzione che li scansisce per depositarli in una cartella di transito. Successivamente, nella cartella di transito, l’operatore deve leggerli singolarmente per poterli a sua volta spostare in archivio.
Il processo di gestione si conclude con l’inoltro via mail al cliente del documento di avvenuta consegna.
TA Easy Folder semplifica tutto il lavoro
Cliccando sulla icona della soluzione sulla MFP TADI, l’operatore archivia i documenti di trasporto ponendoli soltanto sullo scanner per la lettura.
TA Easy Folder crea in automatico delle cartellette di rete dove archivia in pdf le pratiche organizzate secondo le informazioni del codice a barre sul documento. A seguire la ricerca si può fare anche per contenuto. Contestualmente, la macchina invia sempre in automatico per email la copia del documento al destinatario della merce. Il sistema di fatturazione potrà poi facilmente recuperare il documento nella debita cartelletta dove sarà facile recuperarlo per nome file o per contenuto.
Diverse sono le criticità legate alla tradizionale gestione delle pratiche che TA Easy Folder risolve:
- La scannerizzazione prevede l’impiego di tempo nell’ordinare e creare pile di documenti cartacei da porre sull’alimentatore dell’MFP.
- L’uso di cartelle di transito comporta l’impiego di molto tempo per spostare i documenti nelle cartelle di destinazione ai fini dell’archiviazione.
- I nominativi stranieri possono comportare errori nella creazione delle cartelle e/o nella associazione dei documenti ai gestionali.
- Il flusso di documenti non è costante e spesso i documenti si accumulano formando una mole che stressa chi li deve gestire.
Gli errori di processo sono quindi all’ordine del giorno e la ricerca dei documenti è difficile e dispendiosa. Si potrebbe utilizzare un software di gestione documentale ma, a prescindere dai costi, si tratta di applicazioni complicate e macchinose in relazione alle semplici esigenze di archiviazione.
Con TA Easy Folder la gestione dei documenti è operativamente intuitiva.
TA Easy Folder per la logistica è offerto dal Gruppo TADI di Cordenons (PN), distributore italiano dei prodotti per ufficio a marchio Triumph Adler.
