Konica Minolta apre il suo nuovo fiscal year con l’obiettivo di farsi riconoscere sul mercato come un Consulente per la Digitalizzazione dei processi delle aziende e della PA. Resta forte il focus sulla Stampa Office e Professionale ma a questo si vanno ad aggiungere tutte le tecnologie per la creazione dell’Intelligent Connected Workplace, un luogo di lavoro interconnesso e digitale.
A tal proposito Konica ha lanciato oggi tre nuovi servizi: la gestione della Nota Spese in digitale, la gestione del Libro Firma in digitale e la gestione dei Contratti in digitale.
GESTIRE LA NOTA SPESE IN DIGITALE
Il processo tipico della gestione della nota spese si avvale del formato cartaceo per registrare, giustificare e supervisionare le spese. Konica Minolta offre invece una soluzione completa, semplice da usare, sicura e automatizzata.
Il servizio prevede la digitalizzazione dell’intero processo: dalla creazione della nota spese, alla sua approvazione, contabilizzazione e archiviazione. La soluzione si basa sulla piattaforma Captio di Emburse, azienda leader mondiale nella gestione della nota spese. Grazie a questo tool esclusivo è possibile l’integrazione automatica con sistemi ERP, la riconciliazione bancaria con gestori di carte di credito e l’archiviazione digitale sostitutiva a norma approvata dall’Agenzia delle Entrate.
La gestione della nota spese, con il servizio offerto da Konica, avviene in quattro fasi:
- Per la creazione è sufficiente che il dipendente scatti una foto allo scontrino ogni volta che effettua una spesa; l’app legge automaticamente le informazioni sullo scontrino e le invia al cloud.
- Per l’approvazione, il supervisore riceve le note spese digitalmente in un unico sistema con accesso semplice e sicuro, in cui i casi anomali da controllare vengono già contrassegnati con un alert.
- Per la contabilizzazione, le informazioni sulle spese vengono inserite automaticamente in qualsiasi sistema contabile, così da poter effettuare il rimborso.
- Per l’archiviazione, non è più necessario conservare le ricevute degli scontrini cartacei, in quanto tutto è disponibile e consultabile digitalmente. Il sistema è integrato con archiviazione digitale sostitutiva a norma di legge. In qualsiasi momento è facile recuperare le informazioni e i giustificativi desiderati.
GESTIRE IL LIBRO FIRMA IN DIGITALE
Il Libro Firma Digitale di Konica Minolta permette di semplificare, informatizzare e dematerializzare l’intero processo di gestione di documenti che necessitano di essere approvati e firmati digitalmente: dalla creazione fino alla conservazione digitale a norma.
Più nel dettaglio, la soluzione Konica Minolta per la gestione del Libro Firma consente di:
- predisporre i diversi documenti da far firmare in una cartella digitale;
- condividerli con il firmatario;
- firmare tutti i documenti massivamente attraverso un’interfaccia che centralizza tutta la documentazione a carico della persona;
- caricare la documentazione firmata nel sistema e predisporla per la conservazione digitale a norma.
L’intero processo quindi è sempre gestibile, anche da casa o da mobile.
Implementando il Libro Firma Digitale nella propria organizzazione, le aziende ottengono una riduzione dei tempi di approvazione dei documenti di qualsiasi tipo, evitando inutili interruzioni e semplificando così le attività amministrative. Poiché il processo è completamente digitale – non occorre stampare nulla e non occorre essere presenti – l’azienda risparmia sui costi di stampa e sugli spostamenti dei propri collaboratori. Infine, grazie alla piattaforma documentale evoluta, che rispetta le policy di sicurezza e quelle di firma con la conservazione digitale a norma, le organizzazioni possono gestire il processo, rispettando le normative settoriali e sulla privacy.
GESTIRE I CONTRATTI IN DIGITALE
La gestione dei contratti in digitale consente di ottimizzare i processi, semplificare le attività ed ottenere una maggiore efficienza del flusso di lavoro. Ma come funziona la proposta di Konica Minolta?
I contratti possono essere firmati digitalmente, con DocuSign, anche fuori dall’ufficio, utilizzando l’applicazione mobile della soluzione M-Files. Le principali parti interessate possono anche ricevere notifiche automatiche relative a eventi contrattuali chiave, come le date di scadenza e rinnovo, e i controlli di accesso sicuri possono essere facilmente configurati e applicati per ruoli, team e progetti per garantire che i contratti e gli accordi importanti possano essere accessibili o modificati solo dai membri autorizzati del team.
La soluzione M-Files Contract Management che offre Konica Minolta include funzioni specifiche per l’avvio del contratto, la stesura, la negoziazione, la revisione, l’approvazione e la firma digitale, il rinnovo e l’archiviazione. Il tutto gestito con assegnazioni alle persone di riferimento corrette e relative notifiche, nonché la possibilità di organizzare dinamicamente i contratti per clienti, fornitori e progetti grazie a dashboard dinamici che consentono di visualizzare rapidamente lo stato del contratto e le tappe fondamentali. In questo modo, la ricerca e il recupero delle informazioni sono altamente efficienti.
Infine, il sistema supporta la conformità e la protezione dei dati attraverso l’autorizzazione e i diritti di recesso personali; un livello di sicurezza che supera di gran lunga l’archivio cartaceo convenzionale.
Con la soluzione Konica Minolta per la gestione dei contratti in digitale, le aziende possono liberarsi dalle attività che fanno perdere tempo, accelerare e tenere sotto controllo i processi e migliorare le relazioni con i diversi stakeholder.
