Con una storia di oltre 70 anni, Compassion è un’associazione internazionale, anche con sedi a Torino e Madrid, impegnata a favore dei bambini più poveri grazie alle adozioni a distanza. Attraverso il lavoro di 14 sedi nazionali, oltre 2 milioni di bambini in 25 Paesi in via di sviluppo possono ricevere cura e sostegno. Ed è proprio grazie al programma di sostegno a distanza che circa 20 mila donatori dall’Italia e dalla Spagna possono seguire la crescita dei bambini che sostengono. Uno degli obiettivi dell’associazione è infatti permettere ai sostenitori e ai bambini di comunicare fra loro, tramite scambio di lettere. Un aiuto che incoraggia e dona speranza concreta ad ogni bambino, che va oltre il puro sostegno economico. Fino al 2015, la corrispondenza si basava solo su lettere fisiche. Successivamente, su input della sede centrale negli USA, ha preso piede un processo di digitalizzazione che parte dalla scansione delle lettere e delle fotografie per velocizzare e rendere più efficiente il processo di invio – da un lato all’altro del pianeta. E qui entra in gioco PFU.
Ogni lettera è dunque contrassegnata da un codice sostenitore e un codice bambino che permettono di gestire le comunicazioni in modo veloce, efficiente e al tempo stesso personalizzato.
La sfida
Dopo un’iniziale implementazione di uno scanner più piccolo, Compassion Italia e Spagna si sono rese conto che, con una mole di lavoro di oltre 10.000 lettere al mese da gestire, era necessaria una soluzione più solida e resistente, che possedesse funzionalità avanzate, come ad esempio il riconoscimento OCR
Grazie al prezioso supporto del partner IDM Consulting, si è deciso di rivolgersi a PFU per selezionare e installare una soluzione rapida e facile da usare, che potesse rendere la digitalizzazione delle lettere un processo snello e automatizzato. Dopo un’attenta valutazione dei modelli disponibili, l’organizzazione ha scelto lo scanner Fujitsu fi-7700.
“La nostra necessità non è soltanto quella di digitalizzare le lettere dei nostri sostenitori, ma anche eventuali allegati, che possono essere cartoline, fotografie, disegni e altri documenti cartacei” ha commentato Maurizio Nano, Chief Marketing Officer di Compassion Italia. “Le funzionalità hardware e software della soluzione Fujitsu ci permettono di ridurre in modo significativo il tempo di scansione e di invio delle lettere – passando da 2-3 mesi a qualche settimana, il tutto mantenendo il tocco personale che solo una lettera scritta a mano può dare”.
La soluzione
Compassion Italia e Spagna utilizzano lo scanner fi-7700 che consente di eseguire l’acquisizione di documenti alla notevole velocità di 100 pagine al minuto. Il dispositivo è adatto per la scansione continua poiché consente di caricare fino a 300 fogli di documenti alla volta, migliorando l’efficienza della digitalizzazione di grandi volumi di documenti. Inoltre, è possibile effettuare la scansione di diversi tipi di documenti, come carta sottile, carte plastificate, libri, riviste, buste e documenti di lunghezza superiore. Grazie al software intuitivo PaperStream Capture integrato nello scanner, l’associazione è in grado di automatizzare facilmente il processo di acquisizione delle informazioni, creando flussi di lavoro digitali più efficienti e di velocizzare l’elaborazione e l’archiviazione dei documenti all’interno del proprio CRM. In questo modo è stato possibile anche ottimizzare la collaborazione tra dipendenti, che possono operare in modo rapido e fluido, con documenti facilmente ricercabili e condivisibili.
Benefici
· Accuratezza delle scansioni
· Digitalizzazione precisa, affidabile e veloce
· Ottimizzazione dei processi di acquisizione, elaborazione e archiviazione
· Riduzione di costi e tempo
· Possibilità di acquisire documenti di diverso formato (cartoline, lettere, fotografie)
Il risultato
“La collaborazione con Fujitsu è fondamentale per rafforzare le comunicazioni tra i nostri bambini e i loro sostenitori, che ora possono comunicare in modo ancora più rapido. Ma non solo: ha consentito alla nostra no-profit di intraprendere un percorso di innovazione e digitalizzazione, grazie al quale stiamo valutando l’ottimizzazione di ulteriori processi, per migliorare in velocità, efficienza e cura dei nostri donatori”, conclude Maurizio Nano, Chief Marketing Officer di Compassion Italia.
