Nell’era del lavoro ibrido, le riunioni sono il principale motivo per cui le persone vanno in ufficio. Le sale devono essere sempre attive e funzionanti, e devono integrare un corredo tecnologico adatto a rendere fluida ed efficace la collaborazione all’interno dei team. L’up-time dei sistemi che abilitano le sale riunioni moderne è dunque essenziale: tutti gli strumenti, dai sistemi di videoconferenza a quelli di gestione dei meeting ibridi devono funzionare al meglio e in modo continuativo; in caso contrario, si deve fare i conti con una riduzione della produttività e tanto stress evitabile.
Nel White Paper “Il vero costo dei tempi di inattività nelle riunioni”, Logitech affronta la tematica del costo del downtime delle sale riunioni e suggerisce strategie di prevenzione e di risposta che non necessariamente poggiano sull’IT interno, notoriamente stracolmo di responsabilità e di task da gestire all’istante.
Impatto importante su costi e produttività
A prescindere dalla causa, quando il corredo tecnologico delle sale riunioni smette di funzionare, l’impatto sui costi è serio. Vanno messi in conto una riduzione di produttività e di ricavi, dei costi di ripristino delle apparecchiature, nonché un impatto importante sulla soddisfazione e l’engagement dei dipendenti, da cui dipende a sua volta la produttività. L’obiettivo è quello di minimizzare l’MTTR, ovvero il tempo medio di risoluzione degli incidenti: in molti casi, la responsabilità ricade sull’IT dell’azienda, che oltre ad essere oberato è anche considerato (spesso, a torto) la causa del problema.
Affidarsi all’IT e all’assistenza
Logitech affronta tutte le possibili strategie di risposta, sottolineando per ognuna i suoi punti di forza ma anche le debolezze, così da permettere alle aziende di fare una scelta consapevole. La prima ipotesi è quella già menzionata, ovvero affidare la responsabilità all’IT e all’assistenza standard di Logitech, una soluzione che permette all’azienda di personalizzare al massimo il servizio che offre agli utenti interni (con metriche e indicatori ad hoc) e di avere risorse disponibili per risolvere i problemi, con possibilità di escalation sul supporto Logitech. Questo significa però incorrere in limiti di scalabilità del team (che non può crescere in modo indefinito) e nella necessità di sviluppare e aggiornare continuamente le competenze interne, poiché la tecnologia evolve senza sosta.
Affidarsi a partner esterni ma certificati
Seconda opzione è l’outsourcing dell’assistenza verso partner IT competenti, che oltre a disporre dell’esperienza e delle capacità giuste, possono anche impegnarsi nel rispetto di livelli di servizio sfidanti (SLA). Questa opzione, di per sé molto valida, deve però affidarsi a partner dotati di competenze, certificazioni e di un contratto specifico con l’OEM di riferimento; in caso contrario, quest’ultimo potrebbe non essere in grado di risolvere tutti i problemi e l’azienda potrebbe perdere il supporto diretto e prioritario con l’OEM stesso.
Scegliere il piano di assistenza Logitech Select
Terza ipotesi è Logitech Select, un piano di assistenza erogato direttamente da Logitech sulle proprie apparecchiature e finalizzato a fornire il massimo livello di supporto di cui le aziende hanno bisogno. I pilastri di Logitech Select sono il supporto tecnico 24/7 e la sostituzione dei prodotti in un giorno lavorativo, oltre alla gestione da remoto dei dispositivi tramite Logitech Sync, che oltre a rilevare anomalie permette di adottare un approccio proattivo, a garanzia di tempi di inattività minimi.
Il limite segnalato da Logitech su questa soluzione riguarda le aziende che, per l’allestimento tecnologico delle proprie sale riunioni, si affidano a componenti di diversi produttori. In tal caso, dovranno mantenere una linea aperta e un supporto attivo con ognuno di essi, con tutta la complessità del caso.
