Tra le attività che un negozio deve gestire con attenzione, l’inventario è sicuramente ai primi posti. Ma chiunque abbia svolto un inventario sa bene che è un processo che può trasformarsi in un incubo di carta, numeri e ore interminabili.
Nonostante la presenza di strumenti gestionali in grado di monitorare le giacenze, ottimizzare gli ordini e integrare dati in tempo reale ancora molte realtà imprenditoriali si affidano a metodi manuali oppure a sistemi non aggiornati, che possono rallentare le operazioni e aumentare il margine di errore. Eppure gestire un inventario è una delle operazioni più delicate che, se utilizzata correttamente può garantire più vantaggi. Questo è il motivo per cui soluzioni innovative e, allo stesso tempo, pratiche possono rivoluzionare l’organizzazione di beni e scorte, trasformando, l’inventario, in un processo rapido ed efficiente.
Perché l’inventario è fondamentale
Generalmente l’inventario fisico è un processo di conteggio e registrazione delle scorte. Serve a capire quantità e stato delle merci e dei beni presenti in negozio o in magazzino. Permette di sapere esattamente cosa manca e cosa è in eccesso. Di fatto, è un controllo diretto che semplifica la scelta degli ordini da effettuare ai fornitori e individua attraverso la lettura dei dati raccolti, quali prodotti hanno più successo tra i clienti fino ad aiutare nel proporre un assortimento più mirato.
Inoltre, è l’occasione per migliorare l’organizzazione, mettere ordine, controllare e fare in modo che ogni angolo del magazzino sia sotto controllo e tutto sia facilmente reperibile. Aiuta in questo senso a ridurre i cosiddetti, “tempi morti”.
In Italia, l’inventario fisico è obbligatorio per legge per le aziende soggette a contabilità ordinaria. Secondo l’articolo 2217 del Codice Civile, ogni impresa deve redigere annualmente un inventario che comprenda una valutazione delle attività e passività, incluse le rimanenze di magazzino.
Generalmente, viene fatto al termine dell’esercizio contabile per avere una descrizione dei beni aziendali nelle scritture contabili, elemento essenziale per la chiusura finanziaria. In molte realtà aziendali, questa operazione può avere una periodicità diversa: ad esempio, può essere programmata trimestralmente o semestralmente per mantenere un controllo continuo delle scorte.
Può anche essere necessario in situazioni specifiche, come nel caso di differenze rilevanti tra le giacenze registrate e quelle effettivamente disponibili. In situazioni straordinarie, come il trasferimento, la fusione aziendale o la chiusura di un magazzino, l’inventario è un passaggio indispensabile per fare il punto sulle scorte prima di procedere con le operazioni successive.
Alcune realtà meglio organizzate optano per un metodo più dinamico chiamato inventario a rotazione con verifiche continue su specifiche categorie di prodotti in momenti differenti.
Le sfide dell’inventario tradizionale
L’inventario tradizionale è spesso una delle attività più temute all’interno di un negozio o di un’attività commerciale. Perché? Il motivo è il tempo, le attenzioni e le risorse dedicate che richiede. Contare manualmente centinaia o migliaia di articoli è un processo lungo e soggetto a errori, specialmente quando si utilizzano strumenti datati come schede cartacee o sistemi gestionali non ottimizzati.
In più, la necessità di distogliere il personale da altre mansioni operative è un costo non trascurabile, sia in termini di efficienza che di produttività complessiva.
Spesso, questa attività viene vissuta come un “male necessario”, con il rischio di compromettere la precisione e la tempestività delle decisioni aziendali. Alla luce di tutto ciò, diventa chiaro come l’inventario tradizionale possa trasformarsi in una vera e propria sfida operativa.
Un Inventario smart grazie alla tecnologia
Grazie all’utilizzo di applicazioni integrate con tecnologia cloud, l’inventario può essere trasformato in un processo molto più rapido e flessibile. Con un semplice smartphone o tablet, dotato di una semplice fotocamera, è possibile girare per il magazzino e registrare in tempo reale i dati relativi alle giacenze inquadrando i barcode e/o i Qrcode dei prodotti.
Tutte le informazioni raccolte finiscono automaticamente per essere sincronizzate su una piattaforma cloud che per sua natura è più sicura, accessibile ovunque e soprattutto, in qualsiasi momento. Questa soluzione non solo elimina gli errori di trascrizione manuale, ma consente di generare report dettagliati utili per la gestione aziendale, la contabilità e l’analisi delle vendite.
I vantaggi sono evidenti: una maggiore velocità nel conteggio, la riduzione dei tempi operativi, la possibilità di pianificare meglio gli ordini grazie a dati accurati e, soprattutto, la libertà di svolgere l’inventario senza interrompere le attività quotidiane. Un approccio moderno che ottimizza le risorse, riduce i costi operativi e offre una visione strategica per anticipare le esigenze del mercato.
L’impatto sulle piccole e grandi realtà
La tecnologia digitale ha un impatto positivo sia per le piccole attività che per le grandi catene di distribuzione. Integrare i dati di magazzino con un sistema gestionale completo porta ad avere un controllo centralizzato e una visione decisamente complessiva di tutte le operazioni. Il software gestionale Bman attraverso la funzione inventario magazzino è in grado di ottenere informazioni in tempo reale, allineare le rimanenze di magazzino reali per poi evidenziare ogni tipo di incongruenza e “correre ai ripari” prima che sia troppo tardi.
BmanScan è l’applicazione gratuita del software Bman che permette di effettuare le operazioni di inventario con un telefono o un tablet proprio come un vero lettore barcode. Senza acquistare ulteriori strumenti, è possibile effettuare agilmente le operazioni di carico e scarico in magazzino o in negozio in mobilità anche in presenza di materiale difficile da maneggiare o quando la merce è lontana dal PC.
In un contesto competitivo come quello retail, dove velocità e precisione sono essenziali, un inventario gestito con strumenti tecnologici nuovi rappresenta un vantaggio tangibile. Per aziende grandi o piccole, è il passo verso un futuro più efficiente, sostenibile e orientato alla crescita.
