Kyocera Document Solutions Europe Management, azienda operante a livello mondiale nel settore delle soluzioni documentali, annuncia Kyocera Cloud Capture (KCC), soluzione software per l’acquisizione di documenti cloud-based, progettata per supportare la digitalizzazione dei flussi di lavoro, semplificare i processi e ridurre i costi.
Kyocera Cloud Capture: come funziona
Attraverso un dispositivo multifunzione, Kyocera Cloud Capture consente agli utenti di digitalizzare e convertire facilmente i documenti cartacei in file PDF ricercabili attraverso la tecnologia OCR (Optical Character Recognition), e indicizzarli e archiviarli in modo sicuro nella destinazione di archiviazione cloud designata, eliminando la necessità di un passaggio intermedio tramite PC.
Questo processo di acquisizione, elaborazione e archiviazione dei dati, rapido e intuitivo, permette alle organizzazioni di ottimizzare l’impiego del tempo dei propri dipendenti e di garantire la massima sicurezza dei documenti scansionati. Il risultato è una maggiore efficienza operativa e una gestione delle informazioni più efficace e centralizzata.
Kyocera Cloud Capture incrementa la produttività complessiva dell’ambiente di lavoro e abbatte i costi tradizionalmente associati all’archiviazione di documenti su server locali, come i costi relativi all’installazione, alla manutenzione e alla gestione. Un ulteriore vantaggio significativo è il miglioramento della sicurezza dei dati, che vengono trasferiti direttamente al cloud, un ambiente generalmente più protetto rispetto ai server dei computer o agli archivi cartacei.
Da fisico a digitale, per una consultazione dei documenti più rapida
Con Kyocera Cloud Capture, i documenti fisici vengono trasformati in file digitali, archiviati automaticamente nel cloud e collegati a metadati intelligenti che ne facilitano la ricerca e il successivo recupero. In questo modo, si elimina la dispendiosa necessità di effettuare ricerche manuali all’interno di archivi fisici o file system, consentendo ai dipendenti di risparmiare tempo prezioso. Che si tratti di individuare rapidamente fatture, contratti o report, l’accesso alle informazioni critiche diventa immediato da qualsiasi dispositivo connesso. Riducendo i ritardi operativi e migliorando l’accesso alle informazioni chiave, KCC accelera i processi aziendali, aumenta la produttività dei team e garantisce una gestione del flusso di lavoro più fluida e integrata in ogni sistema e in tutta l’organizzazione. La digitalizzazione e l’indicizzazione accurate dei documenti contribuiscono inoltre a prevenire errori umani comuni, come la perdita, l’errata collocazione o la dimenticanza di dati importanti.
Configurazione semplice e integrazione diretta
Essendo una soluzione nativamente basata sul cloud, Kyocera Cloud Capture non richiede complesse configurazioni di server on-premises o infrastrutture IT dedicate, rendendola particolarmente semplice da implementare e da utilizzare fin dal primo giorno. Le aziende possono adottare la soluzione con una semplice registrazione, eliminando la necessità di lunghi e complessi processi di installazione o configurazione hardware.
Un ulteriore punto di forza è la sua integrazione diretta con i dispositivi multifunzione Kyocera e con i più diffusi ambienti cloud, tra cui SharePoint, OneDrive Business, Google Drive e Kyocera Cloud Information Manager. Ciò permette agli utenti di iniziare immediatamente ad acquisire e inviare documenti al cloud. La facilità di installazione e l’interfaccia utente intuitiva rendono KCC accessibile anche alle aziende con risorse IT limitate.
Ulteriori vantaggi offerti da Kyocera Cloud Capture
Kyocera Cloud Capture offre ulteriori strumenti per ottimizzare le operazioni aziendali, consentendo di predefinire flussi di lavoro di scansione personalizzati in base alle specifiche esigenze di ogni reparto o funzione aziendale. Inoltre, è possibile scegliere tra diversi metodi di accesso sicuri, come l’autenticazione tramite badge, PIN personale o combinazione di username e password.
Questa soluzione si rivela ideale per un’ampia gamma di reparti aziendali, tra cui le risorse umane, la finanza e la contabilità, ma anche per le reception, l’ambito retail, gli studi legali, le società di servizi professionali, gli uffici condivisi, le strutture alberghiere, i back office operativi, le cliniche mediche, gli enti della pubblica amministrazione e molti altri settori amministrativi che gestiscono quotidianamente grandi volumi di documenti.
