In questo articolo di Massimiliano Grippaldi, Regional Sales Manager di PFU (EMEA) parla dei livelli di partecipazione dei meeting, di presenza e da remoto. Come coinvolgere di più i partecipanti ed evitare la “virtual meeting fatigue”, senza rinunciare al lavoro ibrido?
Scopriamolo insieme. Buona lettura!
Gli ambienti ibridi? Necessitano dell’energia dei meeting di persona
Lo smart working è destinato a rimanere. Quello che una volta era un beneficio per soli dirigenti, oggi rappresenta l’aspettativa di molti dipendenti come dimostra la previsione di Gartner secondo cui il 39% di essi potrà godere del lavoro agile entro la fine dell’anno.
Benefici ibridi
I vantaggi del lavoro ibrido sono molti e documentati. Il report Eurofound dell’UE “Hybrid work in Europe: Concept and practice” cita numerosi benefici a livello individuale, tra cui il miglioramento dell’equilibrio tra lavoro e vita privata, il risparmio di tempo e di costi dovuto alla riduzione del pendolarismo e l’aumento di efficienza e produttività. Ma i vantaggi ci sono anche a livello organizzativo, tra cui la contrazione dei costi legati agli spazi per uffici, l’opportunità di assumere lavoratori di diverse tipologie, l’introduzione di nuove pratiche e l’aumento della produttività, e a livello sociale in termini di sostenibilità grazie, ad esempio, alla riduzione del pendolarismo che, oltre a diminuire le emissioni di CO2, evita gli ingorghi e fa risparmiare tempo ai dipendenti.
Virtual meeting fatigue
Non tutti i datori di lavoro, tuttavia, vedono questo nuovo modello di lavoro in modo positivo. In Italia, secondo una recente ricerca del Politecnico di Milano, quasi tutte le grandi imprese (96%) prevedono iniziative di smart working, in larga parte con modelli strutturati, e il 20% di esse è impegnata a estenderne l’applicazione anche a profili tecnici e operativi inizialmente esclusi. Lo smart working è presente anche nel 56% delle PMI, dove viene spesso applicato con modelli informali gestiti a livello di team, e nel 61% degli enti pubblici, con iniziative strutturate presenti soprattutto nelle realtà di maggiori dimensioni.
Uno dei momenti principali in cui un datore di lavoro può valutare l’impegno di un dipendente collegato da casa è durante le riunioni ibride in cui vi è un mix di partecipanti in presenza e da remoto. In questo contesto, la differenza nei livelli di partecipazione è immediatamente percepibile e la “virtual meeting fatigue” può aumentare la percezione da parte dei datori di lavoro che le riunioni ibride non siano produttive come quelle in presenza. Per contrastare questa convinzione, è importante comprendere che la “virtual meeting fatigue” è più probabilmente il risultato della noia piuttosto che di un sovraccarico mentale.
Una ricerca portata avanti dall’università di Aalto, in Norvegia, ha rilevato che i dipendenti più coinvolti sono in grado di rimanere attivi durante le riunioni virtuali, mentre quelli meno coinvolti le trovano molto faticose. Questo è particolarmente vero a telecamere spente perché i partecipanti sono sotto-stimolati e facilmente si distraggono dedicandosi ad altre attività in multitasking. Una volta che questo avviene, l’attenzione cala inevitabilmente poiché svolgere più di un’attività che richiede concentrazione è mentalmente faticoso.
Energia delle riunioni in persona
La virtual meeting fatigue non deve impedire alle riunioni di essere produttive e aumentare il rischio che i dipendenti e le organizzazioni per cui lavorano perdano i vantaggi del lavoro ibrido. Poiché non è sempre possibile programmare le riunioni nei giorni in cui tutti sono in ufficio, è possibile adottare una serie di best practice per mantenere alti i livelli di energia anche quando i partecipanti sono un mix di persone presenti e collegate:
- Adottare una cultura in cui i partecipanti da remoto si sentano a proprio agio nel tenere accese le telecamere. In questo modo si riduce la possibilità che si distraggano e dovrebbe incoraggiarli a partecipare attivamente.
- Le organizzazioni hanno bisogno di opzioni flessibili e scalabili per gestire riunioni coinvolgenti e produttive. Ciò significa disporre di una tecnologia più intelligente che si traduca in presentazioni di maggiore impatto visivo e riunioni più coinvolgenti e collaborative.
- I dispositivi per riunioni intelligenti devono garantire che tutti i partecipanti si sentano parte dell’evento, anche da remoto. Ciò significa che devono intercettare chiaramente la voce di tutti, indipendentemente dalla posizione, e che tutti i partecipanti siano visibili sullo schermo. Sapere di essere “visti” come se si fosse in presenza aiuta i partecipanti virtuali a sentirsi più coinvolti.
- Schermi e apparecchiature audio portatili, facili da usare e plug-and-play, consentono di organizzare meeting in qualunque luogo, lontano dalle solite sale riunioni. Con i giusti dispositivi, una riunione in un ambiente ibrido può essere condotta, ad esempio, anche all’aperto. Riunioni in piedi invece che con tutti i partecipanti seduti intorno a un tavolo aggiunge interesse e contribuisce a generare nuova energia.
Gli strumenti giusti per il lavoro
Alcuni utensili da falegnameria non sono cambiati nella forma o nel design da quando sono stati creati centinaia di anni fa. Questo perché si tratta deli strumenti migliori per il lavoro che svolgono e non c’è bisogno di cambiarli. Il loro design consente al falegname di svolgere un lavoro specifico nel modo più efficiente possibile. I dispositivi aziendali di oggi sono ancora in evoluzione, ma il principio di investire nel device migliore per il lavoro da svolgere rimane valido. Nell’ambiente ibrido di oggi, ciò significa facilitare la condivisione e offrire un’esperienza di riunione più personale e coinvolgente, in modo che gli ambienti ibridi possano offrire lo stesso livello di energia di quando ci si trova di persona.
di Massimiliano Grippaldi, Regional Sales Manager di PFU (EMEA)
