FONDIR, il Fondo Paritetico Interprofessionale per la Formazione Continua riconosciuto dal Ministero del Lavoro, ha negli anni prodotto, raccolto e archiviato significative quantità di documenti cartacei afferenti alle pratiche di richiesta di piani formativi, composti da documenti, fatture, posta ordinaria, documentazione bancaria etc.
Tale archivio aveva raggiunto dimensioni tali da non poter più essere ospitato solo nella loro sede e pertanto FONDIR si era dovuta avvalere anche di un fornitore esterno per la protezione e immagazzinamento di una sua parte.
Questa gestione in outsourcing non consentiva ricerche e condivisioni agili dei documenti, richiedendo spostamenti fisici del personale tra i due luoghi, attività di ricerca più lunghe e complesse e rischi più elevati di danneggiamento o perdita di materiali durante la consultazione e il trasporto.
Gestione documentale efficiente
L’ente ha quindi identificato la necessità di snellire e velocizzare i processi interni di gestione documentale, attraverso la scelta di dematerializzare l’archivio cartaceo, eliminando così anche i costi di stoccaggio, perseguendo le linee guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale sul tema della dematerializzazione.
La costante evoluzione tecnologica e lo spirito pionieristico di FONDIR li ha condotti ad avviare la ricerca del miglior progetto per avviare un concreto processo di dematerializzazione e digitalizzazione del proprio archivio cartaceo, che comprendesse l’acquisizione e l’indicizzazione dei documenti e la relativa archiviazione su dispositivi hardware.
Perché Fujitsu ed ELO Digital Office
Dopo un’attenta analisi delle proposte ricevute, FONDIR ha deciso di affidarsi al progetto presentato da Enrico De Simoni, consulente IT direzionale, in collaborazione con Fujitsu ed ELO Digital Office – aziende con una partnership tecnologica certificata a livello mondiale da oltre 20 anni e numerosi progetti di successo all’attivo – che hanno provveduto a definire sia le competenze tecnologiche e normative e a seguirne poi la realizzazione.
La società Wise Robotics di Roma ha provveduto alla scansione dei documenti analogici mediante l’utilizzo degli scanner Fujitsu e della piattaforma ELO Digital Office, nel completo rispetto della normativa in iter di approvazione da Agid, avvalendosi di un notaio che ha garantito la conformità alla procedura prevista dalla norma, definita “certificazione di processo”.
Come sottolineato in una nota ufficiale da Walter Lindo, Direttore di FONDIR: «La nostra necessità primaria era di trasformare un’ampia quantità di documenti cartacei in digitale, per consentire processi di ricerca, condivisione e collaborazione più rapidi e fruibili da tutti. Allo stesso tempo avevamo bisogno che i documenti digitali avessero valore probatorio come i corrispettivi analogici, in modo tale da poterli utilizzare in caso di necessità, nel rispetto completo delle nuove normative in tema di gestione documentale».
Tre mesi di lavoro et voilà!
Operativamente Wise Robotics ha quindi digitalizzato un archivio composto da circa 350.000 pagine, per un totale di 700.000 immagini, in soli tre mesi, indicizzando i singoli documenti in base a criteri differenti e personalizzabili (per anno, mese, tipo di documento, numero di protocollo, etc.), funzionalità garantite dalla piattaforma di ELO Digital Office.
Il processo ha previsto l’utilizzo degli scanner Fujitsu fi-7140, che hanno assicurato elevata qualità e affidabilità delle scansioni di lotti misti di documenti, indipendentemente dalle loro condizioni – i dispositivi multifunzione già presenti in azienda non avrebbero garantito le medesime funzionalità e prestazioni – abbinati alla soluzione ELO Professional che consente la tradizionale gestione del documento digitale e dei workflow, con la possibilità di connettersi con altre applicazioni aziendali, quali CRM, gestionali e numerose applicazioni aziendali, di provvedere all’invio dei file digitali verso i provider di “conservazione sostitutiva a norma” e di reperire le informazioni rilevanti attraverso dizionari intelligenti, termini di ricerca alternativi o la correzione automatica degli errori di battitura.
Per consentire che l’archivio digitale mantenesse lo stesso valore probatorio dei corrispettivi cartacei, il progetto innovativo ha previsto la partecipazione di un notaio che ha certificato il processo di dematerializzazione in fase di lavorazione, validando in loco tutte le operazioni svolte.
Per Christian Voccia, titolare dello studio notarile Christian Voccia di Roma: «Le recentissime linee guida rilasciate da Agid l’11 settembre 2020 in termini di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici prevedono che la gestione documentale dei procedimenti amministrativi garantisca la corretta amministrazione dei documenti, dalla produzione alla conservazione. Grazie alla ‘certificazione di processo‘ ora le organizzazioni possono eliminare fisicamente i loro archivi cartacei, conservando le copie digitali come elementi probatori, senza più problemi di spazio».
Ancora per Lindo: «Il progetto innovativo e il supporto offerto, abbinati alle elevate prestazioni tecnologiche garantite dagli scanner Fujitsu e dal software ELO, e l’estrema velocità nel realizzare tutto il processo di dematerializzazione dei documenti da parte di Wise Robotics ci hanno consentito di creare un archivio digitale efficiente, accessibile e fruibile da tutto il team in modo davvero veloce e intuitivo. Abbiamo così innalzato il livello di sicurezza relativo ai materiali prodotti, eliminando ogni potenziale rischio di danneggiamento o perdita. Inoltre, smaltendo tutta la documentazione cartacea, grazie alla certificazione notarile, abbiamo potuto abbattere anche i costi di archiviazione fisica».
