Nel contributo che vi proponiamo qui di seguito, Massimiliano Grippaldi (nella foto), Regional Sales Manager di PFU (EMEA), spiega che per ottimizzare la produttività dello scanner serve solo il software giusto.
Buona lettura.
Per molte aziende, il percorso verso la trasformazione digitale è costellato da una moltitudine di ostacoli. Nel caso delle postazioni di lavoro in ufficio, la giusta combinazione di scanner e software aiuta a rendere la transizione al digitale produttiva nel modo più completo possibile.
Molte organizzazioni sono costrette a guidare la trasformazione digitale più velocemente di quanto inizialmente previsto e in questi due anni è aumentata in modo significativo la pressione affinché agiscano in modo più rapido e agile sul mercato, adattando e ottimizzando più rapidamente le loro strategie. A tal fine, è importante non solo tenere d’occhio la gestione globale dei dati, ma anche sapere esattamente quali siano già disponibili in azienda. Una buona parte di essi esiste ancora esclusivamente come documento cartaceo e questo comporta una serie di limitazioni, ad esempio:
- Mancanza di visibilità per diversi stakeholder sul valore effettivo delle informazioni.
- Difficoltà nel valutare i dati su carta rispetto ad altre informazioni presenti in azienda.
Integrazione complessa nei processi aziendali
Sono solo alcuni esempi, ma evidenziano come sia necessario procedere con l’acquisizione digitale dei documenti al fine di estrarne e analizzarne i dati contenuti e rendere queste informazioni disponibili a un numero maggiore di dipendenti per prendere decisioni migliori e più rapide sulla base di analisi più accurate.
L’uso di scanner è implicito, ma i responsabili decisionali sono troppo spesso influenzati dalle funzionalità dell’hardware, che è senza dubbio di grande importanza, perché da esso dipende la qualità del gemello digitale di un documento cartaceo. Ma solo il software, che elabora scansioni di alta qualità e le integra nei processi aziendali, in realtà garantisce che il contenuto del documento fornisca reale valore aggiunto a un’organizzazione.
Oggi i produttori di scanner mettono a disposizione software utili per l’acquisizione, senza fare sufficientemente attenzione ai processi aziendali successivi e molti software vendor accedono ai documenti digitalizzati in modo generico, senza fornire una reale integrazione tra hardware e software. Ma è proprio qui che si trova un significativo vantaggio di produttività per le aziende: le scansioni di elevata qualità sono più di semplici immagini digitali dei documenti e del loro contenuto, e devono essere facili da integrare nei processi aziendali in modo da ottenerne il massimo beneficio possibile.
Ottimizzare lo scanner: l’approccio PFU
Il software sviluppato specificamente per una famiglia di scanner può implementare in modo ottimale vantaggi e funzioni speciali dell’hardware del dispositivo e supportarlo al meglio.
Un elemento di grande importanza per molti flussi di lavoro sono i metadati. Tuttavia, il riconoscimento automatico e corretto di scritte e numeri da parte della funzione OCR (Optical Character Recognition) è solo il primo passo per assegnare loro il significato corretto dopo la scansione. È fondamentale affidarsi a un software in grado di riconoscere e convalidare i metadati, eventuali parti sottolineate o inserite in riquadri con bordi. Ciò significa che non sarà necessario eseguire una seconda scansione per integrazioni o correzioni, riducendo così tempi e sforzi e aumentando la produttività.
Un ulteriore vantaggio garantito da un software efficiente è la possibilità di importare dati da altre fonti, come i dispositivi multifunzione. Ciò significa che l’ambiente di lavoro può rimanere invariato per i dipendenti che non devono utilizzare software diversi per processi di lavoro identici – aspetto importante quando si parla di produttività.
Inoltre, i flussi di lavoro del processo di acquisizione possono essere commutati in parallelo, eliminando limitazioni legate al processo di scansione lineare. Concretamente, ciò significa che le sezioni di scansione, estrazione e rilascio possono essere rese in parallelo in un ambiente con diverse postazioni di lavoro, per mappare in modo ottimale i ruoli nei team e rendere i processi più efficienti.
Funzionalità e tecnologie possono realmente supportare le aziende a ottimizzare, scalare e automatizzare la gestione della produzione, aiutandole a velocizzare il loro percorso di trasformazione digitale, garantendo una user experience elevata e valore aggiunto reale.
