Epson e Cover Up hanno messo a punto la soluzione Scan2Go, che semplifica la vita dei docenti e delle segreterie nelle scuole di ogni ordine e grado: basta gestione cartacea, con tutti i costi, le complicazioni e le lungaggini ben conosciute e via libera a un’archiviazione digitale pratica, veloce e sicura nel tempo. La svolta arriva proprio da Scan2Go, l’applicazione – è importante sottolinearlo – che, si integra con la piattaforma Google Workspace usata dalla maggior parte degli Istituti Scolastici, attraverso il lavoro di acquisizione realizzato con lo scanner documentale Epson DS-32000, porta decisivi vantaggi alle scuole: risparmio dello spazio in precedenza dedicato agli archivi cartacei, velocità nel recupero dei documenti, sicurezza degli stessi grazie a sistemi di protezione all’avanguardia, rispetto delle norme sulla privacy.
Scan2Go: come funziona la soluzione per archiviare e conservare “senza carta”.
Una volta corretti, i compiti vanno archiviati. Grazie al software, il docente o la segreteria, inseriranno le informazioni sulla scuola, la classe e i nomi degli studenti. Questi dati verranno stampati su un’etichetta adesiva con un QR code che identificherà in modo univoco l’elaborato su cui verrà applicata.
Una volta raggruppati tutti i fogli di ciascuno studente e formato in un plico con tutti i compiti della classe, sarà sufficiente mettere il plico sullo scanner documentale professionale Epson WorkForce DS-32000, scegliere il formato A4 o A3 e avviare l’acquisizione che in modo automatico riconoscerà il codice e genererà un file PDFcontenente tutte le pagine del lavoro di ogni studente.
La procedura è terminata, perché i documenti verranno archiviati automaticamente nella suite di Google Workspace e potranno essere rintracciati velocemente in qualunque momento con estrema semplicità per data, titolo, materia o alunno e scaricati oppure visualizzati, ad esempio nel corso dei colloqui con i genitori. Ogni insegnante può visualizzare i compiti realizzati dai propri studenti, mentre il dirigente scolastico ha facoltà di visualizzare tutti i compiti di tutti i ragazzi e di tutte le classi, oltre che di eseguire la ricerca anche per singolo docente. Infine, anche agli studenti può essere dato accesso alla piattaforma.
Il braccio destro di Scan2Go: lo scanner documentale Epson WorkForce DS-32000.
Le caratteristiche di questo modello sono fondamentali per garantire un lavoro di digitalizzazione veloce e accurato: l’acquisizione fronte/retro del foglio; la funzione Slow Mode, che permette di rallentare la velocità di scansione semplicemente premendo un pulsante sul display per evitare inceppamenti con documenti particolarmente rovinati o delicati; la possibilità di ruotare l’orientamento del display per adattarlo alla posizione dell’operatore che semplifica l’operatività, riduce lo stress e abbassa il tasso di errore umano; la gestione di documenti con dimensioni variabili da quelle di un biglietto del tram (51x69mm) a lunghissimi disegni o stampe su modulo continuo (fino a 304×5.588mm), con carte di grammatura variabile fra 20g/m2 e 413g/m2 consentono di trattare con la massima delicatezza tutti i tipi di originali e con una velocità di 90 pagine al minuto.
Per consentire un tale livello di prestazioni, DS-32000 possiede al suo interno dei sensori di protezione della carta, per evitare che i documenti vengano danneggiati durante la scansione, e sensori ultrasonici che evitano il pescaggio di più documenti contemporaneamente così da garantire l’affidabilità del processo di scansione.
Un ulteriore elemento di unicità è l’esclusivo design del telaio che permette di ruotarlo, trasformandolo in un attimo da scanner verticale a scanner piano e di richiuderlo per occupare pochissimo spazio e proteggere i meccanismi interni dalla polvere. In questo modo si può scegliere la posizione di scansione più adatta al lavoro da compiere, adattandola di volta in volta non solo al tipo e quantità di originali da digitalizzare, ma anche allo spazio a disposizione nell’ambiente di lavoro.
