DocuWare di Ricoh è stata scelta dall’Istituto di Previdenza Sovvenzione e Mutuo Soccorso dell’Acquedotto di Napoli per dematerializzare la gestione dei contratti. L’Istituto di Previdenza, che è nato nel 1926, e che si configura come una cooperativa finanziaria che opera prevalentemente nel settore della cessione del quinto dello stipendio, è costantemente alla ricerca di nuovi possibili orizzonti di sviluppo e di ottimizzazione, senza però perdere mai di vista quei principi di solidarietà e mutualità che hanno da sempre rappresentato gli scopi essenziali della cooperativa. Tra questi orizzonti vi è senza dubbio quello dell’innovazione tecnologica.
Come sottolineato in una nota ufficiale da Michele Caputo, Direttore dell’Istituto di Previdenza: «Potendo contare su una struttura agile e snella, puntiamo molto sull’innovazione e, in particolare, sulla digitalizzazione dei processi e delle informazioni. Ci siamo rivolti a Ricoh per dematerializzare la gestione dei contratti, un’attività che per noi è di grande rilievo e che volevamo rendere più efficiente».
In particolare, l’Istituto di Previdenza aveva la necessità di realizzare un portale centralizzato che consentisse di caricare i documenti da firmare e di archiviarli per una ricerca semplice e veloce mediante dati e metadati.
Automatizzare all’insegna della personalizzazione
Basata sul cloud, la soluzione DocuWare di Ricoh garantisce una gestione completa del flusso:
- Il contratto creato dal programma gestionale dell’Istituto viene caricato in automatico sulla piattaforma
- Sempre in automatico, il sistema legge l’indirizzo e-mail del destinatario e gli invia un messaggio contenente il link al contratto
- Se il debitore accetta di firmarlo, riceve una seconda mail con un OTP per la firma elettronica avanzata
- Il contratto viene firmato digitalmente anche dal Rappresentante Legale dell’Istituto
- Il processo si conclude con l’archiviazione del documento e la conservazione sostitutiva
Con DocuWare, opportunità rilevanti e vantaggi immediati
Ancora il direttore dell’Istituto di Previdenza ha precisato: «Si tratta di un progetto molto innovativo per il nostro settore, in cui c’è spesso ancora diffidenza nei confronti della digitalizzazione di alcune tipologie di documenti. Le opportunità sono invece molto rilevanti e i vantaggi immediati».
Tra i principali benefici:
- Servizi più efficienti per i debitori che non devono più recarsi in sede per completare le pratiche
- Automazione dei processi e sicurezza dei dati
- Riduzione dei costi per la gestione dei documenti
- Velocità nella chiusura dei contratti, a garanzia del rispetto delle scadenze
- Manutenzione e gestione della soluzione a carico del fornitore
Come concluso da Caputo: «DocuWare si presta a una molteplicità di utilizzi ed è personalizzabile e configurabile sulla base delle specifiche esigenze e necessità. Inoltre, è semplice da utilizzare e scalabile nel tempo, per cui stiamo già pensando di estendere la digitalizzazione ad altre tipologie di documenti e di workflow».
