Definito da molti come una tecnologia obsoleta, il fax si è evoluto per adattarsi alle esigenze di trasformazione digitale delle aziende.
Per Retarus, uno dei principali fornitori internazionali di soluzioni Enterprise Cloud per Messaging, E-mail Security e Business Integration, anche nel 2023 questa tecnologia continua ad aggiungere valore, offrendo opzioni di automazione e facilitando la digitalizzazione di flussi di lavoro precedentemente analogici – e quindi aumentare l’efficienza operativa.
In particolare, oggi le aziende possono utilizzare servizi fax basati su cloud e moderne API fax, che consentono sfruttare a pieno i vantaggi propri da questo canale di comunicazione sicuro e legalmente vincolante. Con questa consapevolezza Retarus ha individuato tre motivi per cui il fax si conferma uno strumento essenziale per molte organizzazioni.
- La “cloudificazione” dei processi
La pandemia da COVID 19 e la rapida diffusione dello smartworking hanno dato una decisa spinta all’affermazione di modelli di business digitali – di cui il cloud è la base. Per effetto dell’inflazione e del generale aumento dei costi, oggi le aziende si trovano ad affrontare nuove significative pressioni, che “costringono” i responsabili dei budget a pianificare nel modo più efficace e sostenibile possibile. In questo scenario, i servizi cloud possono rappresentare un’efficace soluzione. Flessibili e scalabili, consentono di adattare i servizi esattamente alla domanda attuale, evitando così sovra o sotto-capacità. Di conseguenza, le novità possono essere introdotte sul mercato più rapidamente e i costi possono essere gestiti in maniera ottimale. Nel caso di cui si parla, si sta assistendo al passaggio dalle costose infrastrutture fax server on-premise, a servizi fax in “cloud” e trasparenti.
- Il fax digitale come tecnologia all’avanguardia
Come già detto, il fax non è più (solo) lo strumento fisico a cui siamo abituati a pensare, ed oggi un messaggio spedito con questo mezzo può essere comodamente ricevuto in formato PDF direttamente nella casella di posta elettronica. Anche il server fax aziendale può essere sostituito da un servizio fax cloud all’avanguardia, integrabile in qualsiasi applicazione business preesistente e nelle versatili stampanti multifunzione, sostituendo così interamente le costose schede fax o linee telefoniche analogiche. Inoltre, il fax in cloud è predisposto per l’IP garantendo la massima qualità di trasmissione e offre opzioni a valore aggiunto, come la digitalizzazione dei documenti e flussi di lavoro in arrivo, tramite l’acquisizione dei dati o l’instradamento tramite codice a barre. Insomma, nuovi supporti ma medesimo obiettivo: fare sì che le informazioni arrivino ai destinatari in modo sicuro e affidabile – al momento giusto, al posto giusto e nel formato richiesto, che consente di semplificare i flussi di lavoro quotidiani.
- Ideale per i settori che trattano dati sensibili
La tecnologia fax può rivelarsi estremamente particolarmente utile nella gestione di processi aziendali critici come la trasmissione delle cartelle cliniche dei pazienti tra medici, ospedali e laboratori, oppure l’invio di contratti, ordini e fatture, o ancora la compravendita di titoli nel settore dei servizi finanziari. Nei settori altamente regolamentati, è ovviamente necessario rispettare una serie di rigide normative per la gestione e la protezione dei dati commerciali, personali e finanziari sensibili (ad es. GDPR, HIPAA o PCI-DSS). Un aspetto importante, per i provider, sarà continuare ad offrire alle imprese la possibilità di modernizzare e mettere in cloud i processi fax, garantendo la massima affidabilità e prevenendo i rischi a livello normativo.
“Attraverso le nostre soluzioni di Cloud Fax livello enterprise, aiutiamo le imprese a seguire una strategia cloud-first rispettando le più severe normative di data protection e standard di settore” commenta Massimiliano Luppi, Head of Sales Italy di Retarus. “Lo facciamo mettendo a disposizione un servizio altamente scalabile, estremamente affidabile e sicuro al 100%. In questo modo, le imprese possono ridurre fino al 80% i costi di investimento e processo rispetto ai server fax interni o alle infrastrutture fax on premise.”
